マンション管理会社変更の手順全7ステップ｜プロが教える失敗しないための法的手続き

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清掃が行き届かない、担当者の返事が遅い、見積もりが「一式」で中身が見えない。管理会社を替えたいと感じたとき、最初に開くのは候補会社のパンフレットではありません。いまの管理委託契約書と、自組合の管理規約です。この二つで、いつまでに何を決めるかが決まります。

• 契約書。解約の申入れをいつまでに、どの方法で行うかは、結んでいる契約書の条項が先です。標準管理委託契約書では「少なくとも三月前の書面による申入れ」がモデルですが、月数は自組合の契約書の記載で確認します。
• 規約。単棟型標準管理規約では、管理委託契約の締結は第48条第17号の総会決議事項です。理事会だけで新会社と契約を結ぶ形にはなりません。
• 仕様。いまの業務の回数と時間を書き出したものが、相見積もりの仕様書になります。仕様がそろわない見積もりは金額を比べられません。
• 期間。理事会の合意、仕様書、見積依頼、比較、総会、解約通知、引継ぎの順です。理事の任期の途中で終わらないこともあるため、次期理事会への引継ぎ資料も同時に作ります。

この記事は2026年9月時点の説明です。※本記事は一般的な情報提供を目的としています。

管理会社変更｜見直しのきっかけを理事会で共有する

不満を「なんとなく」のまま総会に出すと、反対の意見に答えられません。理事会で、事実と日付をそろえます。

• 清掃と管理員。契約書の回数や勤務時間と、実際の状況を、日付つきの記録で並べます。
• 報告。管理業務主任者による定期の管理事務報告が行われているか、理事長へ届いた日を確認します。マンション管理適正化法第77条が、管理者がいる組合への定期報告を義務にしています。
• 見積もりの中身。「管理委託費 一式」だけの見積書は、比較の材料になりません。四つの業務に分けて再提出を求めます。
• 工事の見積もり。修繕のたびに関連会社の一社見積もりだけが出てくるときは、その履歴を残します。
• 提案。理事会や総会に向けた提案や資料の準備が、契約書のどの業務に入っているかを見ます。

合図が一つだけのときは、まず現会社に改善を求める文書を出し、期限を切って返事を待つ方法もあります。改善の記録は、替えると決めたときの総会資料にも使えます。

仕様書を作り、同じ条件で2〜3社に依頼する

相見積もりの出発点は、いまの契約書の業務内容を仕様書に写すことです。標準管理委託契約書の業務は、事務管理、管理員、清掃、建物・設備管理の四つです。

• 事務管理。会計、出納、理事会と総会の支援、報告、長期修繕計画に関する助言など。誰が、年に何回、何を出すかを書きます。
• 管理員。勤務の曜日と時間帯、受付、巡回、立会いの範囲。住み込みか通勤かも書きます。
• 清掃。日常清掃の回数と時間、定期清掃の年間回数と範囲。
• 建物・設備管理。昇降機、消防用設備、給水設備、機械式駐車場などの点検の回数。法定の点検と任意の点検を分けます。
• 一式の行。候補会社の見積もりで、金額が書けない行は空欄のままにします。金額が無い行をゼロ円として合計しません。任意の提案は、合計の外に置きます。

依頼先は、同じ仕様で2〜3社です。5〜6社へ同時に出すと、20〜40戸程度の規模では辞退が増えます。これは実務上の傾向であり、公的な統計ではありません。現地調査は、候補会社が必要と判断した範囲で行われます。回数を組合が決める性質のものではありません。

見積もりの比較では、合計金額のほかに、担当者が何棟を担当しているか、緊急時の連絡先と到着までの体制、同じ規模の管理実績を聞きます。金額の差は、仕様の差から生まれていることが多いので、差がある行の理由を各社に書面で聞きます。

候補会社の説明の場で聞くこと

見積書がそろったら、理事会に候補会社を呼び、同じ質問を順に聞きます。質問を紙にして先に渡すと、答えの比較がしやすくなります。

• 担当者。担当予定者の名前、担当する棟数、交代の頻度。担当者が替わるときの引継ぎの方法。
• 緊急時。夜間や休日の連絡先、漏水や停電のときに誰がどう動くか、拠点から現地までの目安。
• 会計。収納口座と保管口座の型、通帳と印鑑の所在、月次の収支報告がいつ理事長に届くか。
• 工事。修繕工事の見積もりを組合が他社にも依頼できるか、関連会社の工事を条件にしていないか。
• 報告。管理業務主任者の定期報告の時期と形。理事会への出席の回数が仕様書のどの行に入っているか。
• 実績。同じ規模、同じ築年数の管理の実績と、その組合から確認をとれるか。

答えは、各社ごとに同じ表へ書き入れます。金額の行と、答えの行を並べたものが、総会の議案の説明資料になります。理事会で一社に絞る理由は、この表の言葉で書きます。

いまの契約書で見る三つの条項

• 契約期間と更新。満了日と、更新の方法。自動更新の条項があるときは、更新の何か月前までに意思表示が要るかを見ます。
• 解約の申入れ。組合からの申入れの期間と方法。管理会社からの申入れの期間も同じ条項にあることが多いです。
• 業務の範囲。四つの業務のうち、いまの契約に入っている業務と入っていない業務。入っていない業務を新会社の仕様に足すときは、金額が増える理由になります。

契約期間の満了にあわせて替える方法と、期間の途中で申入れをして替える方法があります。どちらでも、書面の申入れと総会の決議は要ります。満了にあわせるほうが、予告期間をめぐる争いは少なくなります。

総会で決める。決議の要件は規約で確認する

候補を一社に絞ったら、理事会で内定し、総会の議案にします。

• 標準管理規約第48条第17号。組合管理部分に関する管理委託契約の締結は、総会の決議事項です。
• 第47条。総会は議決権総数の過半数を有する組合員の出席で成立し（第1項）、議事は出席組合員の議決権の過半数で決します（第2項）。書面、代理人、電磁的方法による議決権行使は出席に算入します。
• 区分所有法第39条。規約に別段の定めがないときの原則も、出席した区分所有者及びその議決権の各過半数です。自組合の規約に別の定めがあれば、その定めです。
• 通知。標準管理規約第43条では、総会の通知は少なくとも2週間前に、目的と議案の要領を示して発します。「管理会社の変更について」だけでなく、新会社の名前、契約期間、委託業務費の額を議案の要領に書きます。
• 議事録。第49条で、議長と、議長が指名した総会に出席した組合員2名が署名します。新会社との契約書と、旧会社への解約通知の根拠になります。

管理会社の変更に、建替えのような高い決議要件は要りません。規約変更をあわせて行うときだけ、その議案は第47条第3項の各4分の3です。管理会社の変更だけの議案に特別決議を求める必要はありません。

新会社が契約前後に行うこと（適正化法）

新しい管理会社との契約では、マンション管理適正化法が管理会社側の義務を定めています。組合側は、これが行われたかを確認します。

• 第72条 重要事項の説明。新規の契約では、管理会社があらかじめ説明会を開き、管理業務主任者が区分所有者等と管理者等に重要事項を説明します。説明会の1週間前までに、重要事項と日時場所を記載した書面を全員に交付します。主任者は主任者証を提示し、書面には主任者が記名します。
• 第73条 契約成立後の書面。契約を締結したとき、遅滞なく、管理者等へ契約内容を記載した書面を交付します。管理者が置かれていない組合では、区分所有者等全員へです。
• 第74条。基幹事務の一括再委託は禁止です。清掃や消防点検、昇降機の点検は、基幹事務そのものではありません。
• 第76条 分別管理。修繕積立金などを、会社の固有財産や他の組合の財産と分けて管理します。
• 第77条 定期報告。管理者が置かれているときは、管理業務主任者が定期に管理事務の報告をします。

第72条の説明会は、総会の前に行われることが多いです。説明会の日程と、書面が全戸へ届いた日を理事会で確認します。同一条件の更新のときは書面の交付で足りる扱いがあるため、新規契約の説明会とは区別します。

管理会社への解約通知と引継ぎ

総会の決議後、理事長名で現会社へ解約の申入れを書面で出します。

• 申入れの時期。標準管理委託契約書のモデルは少なくとも三月前の書面による申入れです。自組合の契約書の月数が先です。期間が足りない申入れは争いになり得ます。違約金の月数は、契約書に書いてあるときだけ、その記載で確認します。
• 送り方。受け取った日が残る方法で送り、写しを議事録とともに保管します。
• 口座。収納口座と保管口座の名義、印鑑と通帳をどちらが持つかを表にします。標準の型は三つあります。収納後に組合の保管口座へ移す型、修繕積立金は組合口座へ直接入れ管理費は収納口座に入れる型、組合名義の一つの口座で扱う型です。どの型でも、管理会社が通帳と印鑑を両方持つ形にはしません。保証には上限があります。
• 帳簿と書類。会計帳簿、通帳の写し、未収金の一覧、竣工図、点検報告書、修繕の履歴、長期修繕計画、総会と理事会の議事録、区分所有者名簿を、日付を決めて受け取ります。
• 鍵と備品。鍵の本数、備品台帳、管理員室の物品、掲示物の原本を一覧にして引き渡します。

旧会社と新会社が同席する引継ぎの日を一度は設けます。未収金の督促がどこまで進んでいるか、保険の証券がどこにあるかは、この場で確認します。新会社が組合の口座を開き直すときは、口座振替の切替えに時間がかかるため、開始月の徴収方法を先に決めます。区分所有者への案内文は、新会社の名前、開始日、連絡先、振替口座の変更の有無を一枚にまとめ、総会の議事録の写しとともに全戸へ配ります。

現会社から契約の終了を告げられたとき

• 契約書。相手からの解約の申入れも、契約書の予告期間で確認します。期間が足りないときは、その点を書面で伝えます。
• 期間。予告期間のあいだに、仕様書と2〜3社への依頼を進めます。理事会で候補を絞り、臨時総会を招集します。
• 空白期間。新会社の開始まで契約が切れる期間ができるときは、現会社と短期の延長を書面で合意できるかを確認します。
• 自主管理。次の会社が決まらないまま自主管理に移るときは、会計、出納、法定点検の手配を誰が行うかを理事会で決めます。

よくある質問

Q. 解約通知はどのように出すのが確実ですか。
A. 契約書に定めた期限までに、理事長名の書面で出します。相手が受け取った日が残る方法で送り、総会の議事録の写しを添えます。

Q. 「管理費」と「管理委託費」は何が違いますか。
A. 管理費は、区分所有者が管理組合に納める費用です。管理委託費は、管理組合が業務の対価として管理会社に払う費用で、管理費の中から支出します。管理費の平均額は、委託費の相場ではありません。

Q. 管理会社の変更に使える補助金はありますか。
A. 管理会社を替えること自体への全国共通の補助金はありません。自治体の制度は年度の要綱で確認します。

Q. 理事会だけで契約を替えられますか。
A. 標準管理規約では、管理委託契約の締結は総会の決議事項です。理事会の内定は、総会の議案を作る段階です。

Q. 管理計画認定や管理適正評価を受けている会社を選べば安心ですか。
A. 管理計画認定は、管理組合の管理計画を都道府県等の長が認定する制度です。管理適正評価はマンションの管理状態の評価です。いずれも管理会社の順位表ではありません。

まとめ

• 最初に開くのは、いまの管理委託契約書と管理規約です。解約の申入れ期間は契約書、決議は規約で確認します。
• 仕様書は四つの業務に分けて作り、同じ条件で2〜3社へ依頼します。一式の行は空欄のままにします。
• 管理委託契約の締結は標準管理規約第48条第17号の総会決議事項で、第47条の普通決議です。
• 新会社は適正化法第72条の説明会と第73条の書面、第76条の分別管理、第77条の定期報告を行います。
• 解約の申入れは書面で。口座、帳簿、鍵、図面を日付を決めて引き継ぎます。

免責事項本記事は2026年9月時点の一般的な説明であり、個別の助言ではありません。解約の時期、決議の要件、委託費はその管理規約、契約書、見積もりで確認してください。