マンション会計不正が発覚したとき｜理事・監事の初期対応と総会までの流れ

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会計不正が疑われたら、先に止める四つのこと

管理費または修繕積立金の動きに不審な点が出たとき、理事会が最初にやるのは「誰が悪いかの断定」ではありません。被害の拡大を止め、証拠を残し、監事と共有することです。感情で口頭注意だけして通帳を動かしたままにすると、あとから事実確認ができなくなります。本記事では、初期対応、監事の調査と臨時総会、民事・刑事と管理会社への責任の整理、再発防止（会計の区分と見積もりの透明化）までを、規約と法令の言葉で並べます。

• 主語は組合の財産。管理費と修繕積立金は区分経理が原則です（標準管理規約の会計の定め）。混ぜたまま追及すると、どの会計の被害かが曖昧になります。
• 監事が調査の軸。区分所有法第50条は、監事に業務執行・財産状況の監査と、集会への報告・招集の権限を与えます。
• 個人の憶測で動かさない。SNSや掲示板での実名指摘は、名誉毀損や証拠隠滅を招き得ます。資料の保全が先です。
• 決める場所は総会。方針・支出・役員の解任などは、規約の決議事項に従って集会で決めます。

この記事は2026年10月時点の説明です。※本記事は株式会社MIJによる情報提供であり、自社サービスの紹介を含みます。

用語を先にそろえる

話し合いが空転するときは、言葉がずれています。次の四つをホワイトボードに書きます。

• 管理費。日常の維持管理のための費用。区分所有者が組合へ納めます。全国平均（駐車場使用料等を含む17,103円）は徴収側の統計であり、委託費の相場ではありません。
• 修繕積立金。計画修繕などのための積立。管理費会計と分けて管理します。
• 理事と監事。理事は業務執行、監事は監査。監事は独立性を意識し、被疑者が理事長でも調査権限を躊躇しないことが重要です。
• 善管注意義務。管理会社は管理委託契約に基づき、善良な管理者の注意をもって管理事務を行います（民法第644条、標準管理委託契約書の善管注意義務の条）。見落としがあれば契約上の責任追及の論点になります。

初期対応：証拠・口座・共有

発覚直後の48時間は、速度より順序です。順序を崩すと、あとから「いつ誰が何を持っていたか」が説明できなくなります。

• 帳票の確保。預金通帳・取引明細、請求書・領収書、契約書、総会・理事会議事録、会計ソフトの出力を複写し、原本の所在を記録します。標準管理規約は理事長に会計帳簿等の保管義務を課す定めが一般的ですが、理事長に疑いがあるときは監事が先に動きます。
• 出金の停止相談。取引銀行へ事情を説明し、追加出金の制限など取り得る措置を確認します。代表権の争いがある場合は、監事と弁護士の同席を検討します。
• 関与していない役員への共有。この段階で、マンション管理に詳しい弁護士への相談を日程に入れます。口頭のみの共有は議事メモに残します。
• 管理会社への照会。収納・支払の代行範囲、印鑑と通帳の保管、月次報告の欠落がないかを、契約書の別表（事務管理）に沿って文書で尋ねます。

「とりあえず全戸にメールで犯人候補を流す」のは避けます。証拠が散逸し、後の総会運営が感情論に固定されます。

監事の調査と臨時総会

調査の主役は監事です。理事会が調査を独占すると、当事者性の疑義が残ります。

• 区分所有法第50条。監事は業務執行と財産状況を監査し、不備があれば集会に報告し、必要があるときは集会を招集できます。
• 標準管理規約の監事条項。不当な事実を認めたときは、遅滞なく理事会および総会へ報告する定めが一般的です。自組合の条番号を開いてください。
• 臨時総会。事実の骨子と、今後の方針（民事・告訴の検討、役員の交代、外部監査の委託など）を議案にします。原則は普通決議（区分所有法第39条、規約第47条）。規約に別段があればその定数です。
• 弁護士費用。一般に組合財産から支出するには、支出に関する総会決議が必要です。見積額と上限を議案に書きます。

責任追及の整理（民事・刑事・管理会社）

追及のルートを混ぜると、総会が「感情の場」になります。ルートを分けて書きます。

• 民事。不当利得や不法行為などに基づく返還・損害賠償。相手の支払能力と保全（仮差押え等）は弁護士判断です。
• 刑事。業務上横領など。告訴の受理や捜査の開始は捜査機関の判断であり、必ずしも進むとは限りません。
• 管理会社。分別管理の不備、異常取引の見落としなど、善管注意義務違反が論点になり得ます。因果関係と契約範囲の証明が要ります。全額補填が保証されるわけではありません。
• 役員の解任。原則は総会の普通決議（規約に別段があればその定め）。解任と損害賠償は議案を分けます。

未確認の「必ず全額戻る」「警察がすぐ動く」といった表現は使いません。総会資料は、事実・金額・選択肢の三点に留めます。

再発防止：区分経理と見積もりの透明化

追及と並行して、同じ手口が再発しない仕組みを総会で決めます。

• 区分経理の徹底。管理費会計と修繕積立金会計を分け、通帳・印鑑の保管ルールを文書化します。
• 一式見積もりの排除。管理委託費は事務・管理員・清掃・建物設備の四業務に分けます。一式は空欄のまま比べます。
• 2〜3社比較。委託先の見直しが必要なら、同じ仕様で2〜3社。社数を増やしすぎると提案精度が落ちることがあります。
• 解約の予告。会社変更を検討するなら、結んでいる契約書の予告期間が優先です（モデルは少なくとも三月前の書面）。
• 月次の見える化。残高・入出金・滞納の要約を、理事会だけでなく監事が同じタイミングで見る形にします。

株式会社MIJでは、帳票の読み方、臨時総会の議案骨子、委託契約の内訳比較の整理を支援しています。不正そのものの捜査代行ではなく、組合が決める材料を揃えることが目的です。

理事会が最初の1週間でやること

• 時系列メモ。誰がいつ何を発見し、どの資料をどこに保管したか。
• 銀行・管理会社への照会文。出金制限と、直近取引の明細依頼。
• 弁護士の初回相談。民事保全の要否、総会日程の下限。
• 区分所有者への一次連絡。「調査中であること」「個人の推測を拡散しないこと」「臨時総会で報告すること」だけを短く。

総会資料に載せる最小セット

臨時総会の資料は、犯人探しの長文より、事実と選択肢の短い表の方が議決に届きます。

• 事実の時系列。発見日、確保した帳票、出金停止の有無、照会中の相手。
• 金額の仮集計。確定前は「調査中の仮額」と明記し、確定額と分けます。
• 方針の選択肢。民事請求の委任、告訴の検討、役員の解任、外部監査の委託、管理会社への照会継続。
• 費用の上限。弁護士・監査の見積上限と、どの会計から支出するか。
• 規約根拠。監事の権限、普通決議であることの一文、別段の定めの有無。

議場で新事実が出たときは、無理にその場で金額を確定せず、追加調査の期限を決議に含める方が安全です。

管理会社との役割分担を誤解しない

会計不正の議論では、「全部管理会社のせい」「全部理事のせい」の両極端が出やすいです。契約書の別表で役割を切ります。

• 収納・支払の代行。会社が基幹事務として行う範囲と、組合印・通帳の保管者が誰かを重要事項説明書と契約で確認します。
• 月次報告。残高と入出金の報告が遅れている、または数字が合わない時期がないかを時系列で見ます。
• 善管注意義務。異常な出金を止められなかった場合でも、因果関係と契約範囲の証明が要ります。感情だけで全額請求を議案化しないでください。
• 会社変更。見直しが必要なら、四業務の内訳で2〜3社を同じ仕様で比べます。解約は結んでいる契約書の予告期間が優先です。

委託費の全国相場を円で示す統計はありません。管理費平均17,103円を委託費の目安に使わないでください。

区分所有者個人がやってよいこと・避けること

不安なときほど、個人の行動が組合全体のリスクになります。

• よい行動。理事会・監事へ書面で照会を求める。臨時総会で質問する。委任状や議決権行使書を期限内に出す。
• 避ける行動。実名の犯人候補を掲示する。通帳の写真をSNSに上げる。可決前に「自分だけ払わない」と宣言する。
• 情報の扱い。帳票の写しを個人が持ち帰って拡散すると、その後の民事・刑事に影響し得ます。取扱いは総会または理事会の方針に従います。

株式会社MIJへの相談は、帳票の読み方と議案の骨子作りが中心です。捜査機関への代行や、回収を保証するサービスではありません。

総会後に続けるモニタリング

臨時総会で方針を決めたあと、追及と再発防止が止まると、同じ不安が再燃します。総会後90日の監視項目を決めます。

• 残高照合。管理費会計と修繕積立金会計の月末残高を、通帳と報告で突合します。
• 印鑑・通帳。保管者と保管場所の変更履歴を議事に残します。
• 滞納と未収。不正と滞納を混同しないため、未収一覧は別表にします。
• 委託報告。月次報告の到着日と欠落項目を、担当者評価とは別に「会計モニタリング」として記録します。
• 次回報告。民事・刑事の進捗は個人情報に配慮し、総会または理事会の非公開部分の扱いを規約・細則に沿って決めます。

再発防止の議案で「今後は気をつける」だけでは足りません。誰が・どの帳票を・いつ見るかを、役職名で書き残します。

よくある質問への補足（規模が小さい組合）

20〜40戸程度では、理事と監事が兼任に近く、相互監視が弱くなりがちです。だからこそ、外部の目（顧問弁護士・会計の第三者確認）を総会で予算化しておく意味があります。費用を惜しんで帳票が個人の自宅だけにある状態は、発覚時の証拠保全を難しくします。少戸数でも、通帳と印鑑の分離、月次の二人確認は現実的な最低ラインです。

理事会で残す記録（次期役員のため）

案件が終わったあとに残すのは、結論の一行だけではありません。次の理事会が同じ議論をやり直さないための材料です。

• 時系列。発見・連絡・調査・見積・決議・実施の日付。
• 根拠資料。規約の該当条、契約書の条、見積の条件、総会資料の号数。
• 未了事項。保留にした検討、次回の確認期限、担当。
• 連絡先。業者・行政・保険の窓口を個人スマホに閉じない。

個人のLINEだけで完結させる運用は、役員交代で情報が消えます。組合の保管場所（鍵付き・権限管理）へ寄せます。

よくある質問

Q. 不正をした理事の解任は特別決議ですか。
A. 原則は普通決議です。規約に別段（例：より高い定数）があればその定めです。

Q. 弁護士費用は誰が払いますか。
A. 一般に組合財産から支出しますが、総会決議が必要です。個人が立て替えた場合の精算も議案化します。

Q. 管理会社を変えれば足りますか。
A. 原因が会社側の事務欠陥なら見直し候補です。役員個人の着服が主因なら、解任・民事と並行し、会社変更だけで終わらせません。

Q. 少戸数でも外部監査は意味がありますか。
A. あります。規模が小さいほど相互監視が弱く、帳票の第三者確認が効きます。費用は総会で上限を決めます。

Q. 最初にどの書類を見ますか。
A. 管理委託契約書（分別管理・報告）、管理規約（会計・監事・総会）、直近の通帳と総会議事録です。

Q. 記録はどれくらい保管しますか。
A. 法令・規約の保存年限に従います。少なくとも次の大規模案件や役員改選を跨げる期間、議事録と契約・見積をセットで残します。

現場では「早く決めること」より「根拠を揃えてから決めること」が、結果として工期も費用も安定します。口頭了解だけは残さないでください。

まとめ

• 発覚直後は拡大防止・証拠保全・監事共有が先。実名の拡散は後回しです。
• 調査の軸は監事（区分所有法第50条）。方針は臨時総会の普通決議が原則です。
• 民事・刑事・管理会社への請求はルートを分け、未確認の回収保証は書きません。
• 再発防止は区分経理、四業務の内訳、2〜3社比較、予告期間の確認です。
• 管理費平均17,103円は委託費相場ではありません。会計の話と委託費の話を混ぜません。

免責事項本記事は2026年10月時点の一般的な説明であり、個別の法的助言ではありません。事実認定、告訴、損害賠償、役員の解任は、各マンションの管理規約・管理委託契約書および弁護士等の専門家の判断を優先してください。