理事長代行の導入手順｜利益相反と報酬の分け方

※本コラムの内容は、当社が独自に調査・収集した情報に基づいて作成しています。無断での転載・引用・複製はご遠慮ください。内容のご利用をご希望の場合は、必ず事前にご連絡をお願いいたします。

理事長代行は、管理者の選任と利益相反の設計

都内の管理組合で「次の理事長がいない」「一部の役員に負担が集中している」と悩む場面は珍しくありません。外部の専門家や法人を区分所有法の管理者として選任する方式（いわゆる理事長代行・外部管理者方式）は、担い手不足への選択肢の一つです。ただし管理の主体は区分所有者で構成する管理組合であり、丸投げにはなりません。国土交通省の「マンションにおける外部管理者方式等に関するガイドライン」（令和6年6月制定、令和8年4月1日改訂）も、区分所有者が責務を果たすべきことを前提に、方式の留意点を整理しています。放置すれば総会開催や滞納対応、大規模修繕の決議が滞り、管理不全のリスクが広がります。この記事は2026年10月時点の説明です。

• 定義。区分所有者以外を、区分所有法第25条の管理者に選任する方式です。標準管理規約の「外部管理者型」も参考になります。
• 依頼先。独立の専門家（マンション管理士等）と、管理業者が管理者を兼ねる方式の二つが実務上よく比較されます。
• 利益相反。管理会社が管理者を兼ねるときは、自社への工事発注や報酬設計の監視が必要です。ガイドラインも外部監事や理事会による監督を強く意識します。
• 報酬。管理者報酬と日常の管理委託費は性質が違います。未確認の月額相場は使いません。見積もりで行を分け、総会で金額または算定方法を決めます。

※本記事は株式会社MIJによる情報提供であり、自社サービスの紹介を含みます。

依頼先の比較と、先に書く監視項目

どちらが正しいかの全国一律の答えはありません。総会資料では、利点の列挙より先に「誰が誰を監督するか」「どの報告をどの頻度で読むか」を書きます。比較表が崩れる端末もあるので、本文でも同じ論点を残します。

• 独立専門家。日常の委託先と意思決定が分かれやすく、監査に近い使い方がしやすいです。一方、管理員・清掃・設備の実務は、別の管理委託契約が残ることが多いです。窓口が二つになるコストも、総会で説明します。
• 管理業者管理者方式。窓口が一つになりやすい反面、利益相反のリスクが上がります。関連工事の発注ルール、見積比較の義務、報酬と委託費の分離、利害関係取引の開示を、契約と規約の両方に残します。
• 監事。管理者を外部化するときは、監事の独立性と報告頻度を同時に設計します。管理者だけの強化は、監督の穴を広げます。外部監事を置く案も、議案として分けて通知します。
• 東京都の最賃。管理員人件費の説明に触れるときは、2026年時点で有効な東京都最低賃金1,226円（2026年9月時点で有効）を下回る前提を置きません。これは管理者報酬そのものの相場ではありません。

管理費の全国平均（駐車場使用料等を含む1戸月額17,103円）は、区分所有者が組合に払う額です。管理者報酬や委託費の目安には使えません。総会で「相場だからこの金額」と説明する材料にはしません。

導入の手順：規約改正と選任を分ける

導入は説明会の感想ではなく、決議の種類と契約書の条項で進みます。ステップを飛ばすと、後から解任や報酬の争いになりやすいです。候補への声かけより先に、いまの規約と委託契約を机に置きます。

• 現状把握。いまの規約で理事長が管理者か、理事会の権限、解任の定め、会計報告の頻度を確認します。標準管理規約第38条第2項では、理事長が区分所有法の管理者です。名簿（標準管理規約第31条の2）と国内管理人の届出（第31条の3）も、説明文書の宛先のために揃えます。
• 候補の絞り込み。同じ仕様書で業務範囲・出勤・報告・利益相反条項を揃え、2〜3社に報酬の分け方を聞きます。5〜6社へ同時に出すと、小規模では辞退が増える傾向があります。これは実務上の傾向であり、公的統計ではありません。
• 規約改正。外部管理者型への切替えは、区分所有法第31条の特別決議（出席した区分所有者及びその議決権の各4分の3以上）が必要になることが一般的です。自組合の規約が先です。改正案には権限、報告、解任、利益相反を具体的に書きます。
• 管理者選任。区分所有法第25条に基づき、集会の決議で選任・解任できます。別段がなければ第39条の普通決議（出席した区分所有者及びその議決権の各過半数）です。書面・代理人による議決権行使は出席扱いです。標準管理規約第47条も普通決議の枠です。
• 契約。報酬、報告、利益相反、解除・予告を委任契約等に書きます。正当な理由がある場合の解任（第25条）と、契約上の違約金・予告は別問題として読みます。更新のたびに総会で再確認する期日もカレンダーに置きます。

総会の招集通知は、区分所有法第35条では少なくとも1週間前、標準管理規約第43条では2週間前です。規約で短くはできません。第37条は、あらかじめ通知した事項のみ決議できるのが原則です。規約改正と管理者選任と報酬の定めは、議案を分けて通知します。臨時総会でも法律上は決議できますが、説明資料の送付期間が足りるかが先です。

報酬・委託費・管理費を混ぜない

「いくらが相場か」より先に、会計上の行を分けます。円の目安を記事で示すと、規模も権限も出勤頻度も違う物件に誤用されます。この記事では管理者報酬の円は書きません。見積書と総会資料の数字だけを使います。

• 管理者報酬。管理者としての意思決定・報告・対外代表に対する対価です。総会で金額または算定方法を決め、標準管理規約第48条第6号の管理費等の額の議論と接続します。値上げが必要なら、認定や工事の議案と一括にせず、行を分けます。
• 管理委託費。事務・管理員・清掃・建物設備の四業務です。一式の行は空欄のまま比べます。0円とは書きません。任意の提案は合計の外に置きます。
• 利益相反の開示。管理者が関係する工事・物品の発注は、見積比較の回数ではなく、比較のルールと議事録への残し方を契約に書きます。関連会社への発注禁止または開示義務を、規約か契約のどちらに置くかも明示します。
• 適正化法。管理業者が管理を受託する契約には、第72条の重要事項説明（説明会・1週間前書面・主任者記名）と、成立後の第73条の書面が入ります。第77条の定期報告がある場合は、管理者報告と役割名を混同しないよう議案名を分けます。管理者選任そのものと、委託契約の説明を日程上も分けます。

管理計画認定は、外部専門家の活用を含む計画を行政が確認する仕組みですが、管理者方式の順位表ではありません。認定そのものの条番号はこの記事では書きません。有効期間は5年更新です。機構の共用部分リフォーム融資で年0.2%引下げがある場合も、外部管理者導入の採択理由の全部にはしません。

導入後も続く監督と、契約終了時の見方

選任後に組合の関与が薄くなると、利益相反の監視が空転します。年次の報告項目と、解任・再選任の期日をカレンダーに置き、理事の交代時にも引継ぎ資料へ残します。導入はゴールではなく、監督の設計の開始です。

• 定期報告。会計、未納、修繕、利害関係取引の一覧を、監事と総会が読める形にします。閲覧場所とコピーの可否も規約・契約に書きます。
• 終了の打診。管理委託契約の終了を打診されたときは、いまの契約書の予告期間（モデルは三月前の書面）と、規約の決議条項を先に確認します。条番号は契約書ごとに違うことがあります。管理者の任期満了と委託の終了が重なる年は、特に空白リスクが高いです。
• 空白。管理者の交代と管理会社の交代が重なるときは、口座・鍵・点検記録・保険証券の引継ぎ表を同じ総会資料に付けます。区分所有法第18条第6項は、共用部分の損害保険契約を管理とみなします。
• 再建。外部管理をやめて理事長管理者に戻すときも、規約改正と選任の決議種類を再度確認します。口頭の申合わせだけでは足りません。

総会資料に残すチェックリスト

導入の是非を感情で決めないために、通知と添付資料の項目を固定します。候補会社のパンフレットより先に、自組合の数字と条項を並べます。説明会で口頭だけ伝えた事項は、後から「聞いていない」となりやすいので、紙に残します。

• いまの体制。理事・監事の欠員、輪番の破綻、総会の出席率、長期修繕計画の最終見直し年を一行ずつ書きます。
• 規約の該当箇所。管理者・理事会・監事・総会決議事項の条を引用し、改正案の新旧対照を付けます。標準管理規約（外部管理者型）を参考にする場合も、自組合の条番号で書き直します。
• 費用の表。管理者報酬、四業務の委託費、想定される関連費用を列に分けます。未確定の円は空欄のままにし、確定後に追記します。記事や口コミの月額例は使いません。
• 利益相反。関連工事の発注手続、見積比較、議事録への開示、監事の同意が要る事項を箇条書きにします。
• 出口。解任決議、契約解除の予告、引継ぎ期間、次の管理者候補の暫定案です。入れるときと同じく、止めるときの手続を先に書きます。

管理計画認定を並行して検討する場合でも、認定の議案（標準管理規約第48条第16号）と管理者選任の議案は分けます。認定の条番号は書きません。5年更新の手間と、外部管理者の報酬負担を同じページで比較し、片方のメリットだけで通そうとしない方が安全です。機構融資の年0.2%引下げや長寿命化税制（建物固定資産税のみ、令和5年4月1日〜令和9年3月31日完了）は、条件が整ったときの選択肢として脚注程度に留めます。

よくある質問

• Q. 理事会を残したまま外部管理者を置けますか。
  A. 規約の設計次第です。外部管理者型では理事会の役割が変わることが多いので、標準管理規約（外部管理者型）と自組合規約を照合します。
• Q. 管理者報酬の月額相場はいくらですか。
  A. この記事では円を示しません。規模・権限・出勤頻度で変わるため、同じ仕様で見積もりを取り、総会で決めます。
• Q. 管理会社に管理者を頼むと違法ですか。
  A. 方式自体が直ちに違法という説明ではありません。利益相反の抑制と監督の設計が必要です。ガイドラインの趣旨に沿って契約と規約を整えます。
• Q. 解任はいつでもできますか。
  A. 区分所有法第25条では、集会の決議で解任できます。一方、委任契約の予告・違約金は別途確認します。
• Q. 管理費17,103円を報酬の目安にできますか。
  A. できません。組合に払う管理費の全国平均であり、管理者報酬でも委託費でもありません。
• Q. 東京だけの特別な許可が要りますか。
  A. 外部管理者方式そのものへの都独自の許可手続を、この記事では前提にしません。規約・総会・契約が本体です。区の専門家派遣などがある場合は、年度の要綱を確認し、円は書きません。

手続きの入口は共通です。候補への連絡より先に、契約書と規約を開き、総会の通知期間と説明会の日程をカレンダーに落とします。数字が未確定の行は空欄のまま残し、確定後に追記します。口頭の「だいたいこのくらい」は総会資料に使いません。

入口の確認をもう一度書きます。候補への連絡より先に、契約書と規約を開き、総会の通知期間と説明会の日程をカレンダーに落とします。数字が未確定の行は空欄のまま残し、確定後に追記します。口頭の「だいたいこのくらい」は総会資料に使いません。

まとめ

• 理事長代行（外部管理者方式）は、区分所有法第25条の管理者選任です。丸投げにはならず、組合の監督が残ります。
• 依頼先は独立専門家と管理業者管理者方式。後者は利益相反の監視が必須です。
• 規約改正は第31条の特別決議が一般的、選任は別段なければ普通決議です。議案は分けます。
• 管理者報酬の円相場は書きません。委託費（四業務）と行を分け、2〜3社で比べます。
• 第72条・第73条の日程、三月前書面のモデル、管理費と委託費の区別を総会資料に残します。
• 導入後も報告・発注・解任の設計が続き、終了打診時は契約書の予告が先です。

免責事項本記事は2026年10月時点の一般的な説明であり、個別の助言ではありません。規約改正の要否、決議の定数、報酬、利益相反の扱い、契約の解除は、自組合の管理規約・委任契約・管理委託契約書および弁護士・マンション管理士等の確認が優先されます。ガイドラインや標準管理規約が更新された場合は、最新の一次資料が優先されます。