※本コラムの内容は、当社が独自に調査・収集した情報に基づいて作成しています。無断での転載・引用・複製はご遠慮ください。内容のご利用をご希望の場合は、必ず事前にご連絡をお願いいたします。

マンション総会のオンライン開催に向けた管理規約の変更手続き

マンション総会の出席率低下や役員のなり手不足に悩む管理組合は少なくありません。その解決策として注目されるのが、ZoomなどのWEB会議システムを使った「オンライン総会」です。遠隔地からの参加が可能になるため、出席率の向上や意思決定の迅速化が期待できます。

しかし、オンライン総会を円滑に導入・運用するためには、決議の有効性を確保し、紛争を予防する観点から、実務上は管理規約を改正しルールを明確化することが強く推奨されます。なお、国土交通省や法務省の見解によれば、現行の区分所有法下で規約を改正しなくても、オンライン総会を開催すること自体は法律上可能です。

この記事では、宅地建物取引士の視点から、マンション総会のオンライン開催に向けた管理規約の変更手続きを5つのステップで紹介します。ただし、本記事は一般的な情報提供であり、個別の法的助言ではありません。最終的には、弁護士またはマンション管理士等の専門家に相談してください。国土交通省の雛形を基にした条文例や、2026年4月1日に施行される改正区分所有法の重要ポイントも紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

なぜ今、マンション総会のオンライン化と規約変更が必要なのか？

多くのマンションで、総会のオンライン化とそれに伴う規約変更が検討されています。その背景には、組合運営が直面する3つの大きな課題があります。

総会出席率の低下と意思決定の遅延

区分所有者の高齢化やライフスタイルの多様化により、平日の夜や休日に開催される総会への参加が難しい人が増えています。国土交通省の「平成30年度マンション総合調査」によると、総会が「成立しなかったことがある」と回答した管理組合は17.1%にのぼります（2018年調査。最新の状況は国土交通省の公式サイトなどでご確認ください）。

総会が成立しなければ、修繕工事の承認や予算の決定といった重要な意思決定ができず、マンションの資産価値維持に支障をきたす恐れがあります。オンライン総会は、場所や時間の制約を緩和し、出席率を向上させる有効な手段です。

区分所有者の多様化するライフスタイルへの対応

マンションの購入層は、子育て世代、単身者、あるいは投資目的で所有する非居住者など、ますます多様化しています。

• 仕事や育児で忙しい
• 遠隔地に住んでいる
• 出張が多い

こうした場合でも、スマートフォンやPCから参加できるオンライン総会は、より多くの区分所有者の意見を組合運営に反映させる機会を創出します。

2026年4月施行の改正区分所有法への備え

2026年4月1日から、改正区分所有法が施行されます。この法改正では、集会の決議要件が「出席者」を基準に見直されるなど、組合運営に大きな影響を与える変更が含まれています。この新しい法律の枠組みを円滑に活用し、より機動的な組合運営を実現するためにも、オンライン参加のルールを規約で明確に定めておくことが、今のうちから求められています。

【補足】オンライン総会と管理適正評価の関係

オンライン総会の導入は、出席率向上や意思決定の迅速化といった実務上の利点を目指すものです。マンション管理適正評価制度（国土交通省）は、管理組合の健全性を評価するものですが、オンライン総会の導入がこの評価の直接的な加点要因となるわけではありません。混同を避け、自組合の実情に合わせた選択をしてください。

規約変更は必須？オンライン総会に関する現行法の解釈とリスク

「規約を変更しなくてもオンライン総会は開催できる」という情報を耳にしたことがあるかもしれません。これは半分正しく、半分はリスクを伴います。ここでは、法的な解釈と、安定した組合運営のために規約変更がなぜ最善策なのかを解説します。

規約変更なしでも「可能」とする国の見解

国土交通省や法務省は、現行の区分所有法の下、物理的に一堂に会さなくても、ITなどを活用して「全員が相互に認識し、自由に意見交換できる状態」が確保されていれば、有効な総会が成立するとの見解を示しています。

つまり、法律の解釈上は、規約に定めがなくてもオンライン総会の開催自体は可能です。

「規約変更なしでも可能」は、あくまで”解釈論”。トラブル発生時の備えがありません。

ただし「決議無効」のリスクが残る理由

規約でルールを定めていない場合、以下のようなトラブルが発生した場合、区分所有者から決議無効を主張される可能性があり、その法的争いを避けるため、規約にあらかじめ対応ルールを定めておくことが重要です。

• 本人確認の不備：なりすましによる議決権行使があった。
• 通信障害：特定の区分所有者が音声トラブルで議論に参加できなかった。
• 議事進行の不手際：発言の機会が公平に与えられなかった。

これらのリスクを事前に回避するため、以下の運用ルール（細則）を規約変更と併行して整備することをお勧めします： ・通信障害時の対応（再総会開催、対面+オンラインのハイブリッド開催） ・本人確認方法の多層化 ・議事録への特記

【重要な法的注意事項】区分所有法第39条「規약が優先される」

区分所有法第39条により、集会の決議は「区分所有者総数および議決権総数の各半数以上の出席を要し、出席区分所有者および議決権の各過半数で決する」（普通決議）とされていますが、規約に別段の定めがある場合は、その規約の定めが優先されます。

したがって、

• 現在の規約が「4分の3以上」と定めている場合は、その要件が優先
• 規約変更を行う際は、変更後の決議要件と現在の要件の二重適用を避ける必要があります（区分所有法第31条第1項、第39条参照）。

安定した組合運営のためには規約変更が最善策

結論として、決議無効のリスクを回避し、すべての区分所有者が安心して参加できる環境を整えるためには、規約変更が最善の選択肢です。

【用語の整理：オンライン総会とWEB会議システム】

• 総会：マンションの最高意思決定機関。区分所有法や管理規約に基づき運営されます。
• WEB会議システム：総会を開催するための「道具」の一つ。ZoomやMicrosoft Teamsなどが該当しますが、将来的な技術変化を考慮し、電気通信回線を介した双方向リアルタイム通信が可能なシステムを例示として挙げます。

規約で定めるのは、この「道具」を使うためのルールです。ルールを明確にすることで、組合運営の安定性が格段に向上します。

【新規追加】2026年法改正移行時の規約無効化リスク

2026年4月1日以降、現行区分所有法に基づく管理規約の規定で、改正法と矛盾する決議要件を定めたままにしておくと、その部分の規約が法律と矛盾し、決議の有効性が問題となる可能性があります。

例：現在の規約が「総会定足数：議決権総数の半数以上」と定めている場合、改正法施行後は「過半数」への変更が必要。このタイムリーな規約改正を行わないと、改正法施行後の総会の成立要件が法律と規約で矛盾し、決議無効リスクが生じます。

→ したがって、2026年3月31日までに規約改正手続きを完了することが実務上重要です。

【5ステップで解説】オンライン総会導入に向けた規約変更の進め方

規約の変更は、法律で定められた手続きに則って進める必要があります。ここでは、専門家が監修した5つのステップで、具体的な進め方を解説します。

Step 1: 規約改正案（雛形）の作成

まず、どのようなルールにするか、具体的な規約の改正案を作成します。理事会が中心となり、国土交通省の「マンション標準管理規約」（第47条（総会の会議及び議事）等）を参考に、たたき台を作ります。管理会社やマンション管理士などの専門家に相談しながら進めるとスムーズです。

Step 2: 理事会での審議・承認

作成した改正案を理事会で審議し、総会に提出する議案として承認を得ます。この段階で、改正の趣旨やメリット・デメリットを整理し、総会で区分所有者へ分かりやすく説明できるよう準備しておきましょう。

Step 3: 総会の招集通知（議案の明記）

総会開催日の少なくとも1週間前までに、全区分所有者へ招集通知を発送します（規約でこれより長い期間が定められている場合はそれに従います）。通知には、会議の日時・場所とともに、「管理規約の変更」という議案があること、およびその議案の要領（改正内容の概要）を必ず記載しなければなりません。

Step 4: 総会での決議（特別決議）

総会で、規約変更の議案について審議し、決議を行います。規約の変更は、区分所有法で定められた「特別決議」が必要です。現行法では、区分所有者総数および議決権総数の各4分の3以上の賛成がなければ可決されません。
※この要件は2026年4月1日の法改正で変更されます。詳しくは後述します。

Step 5: 変更後の規約の保管・周知

無事に議案が可決されたら、議長は規約変更に関する議事録を作成します。変更後の新しい管理規約は、区分所有法に基づき、理事長（または規約で定められた者）が書面または電磁的記録で保管し、区分所有者や利害関係者から請求があった際には閲覧させなければなりません。全戸に新しい規約を配布し、変更内容を周知することが望ましい対応です。

【雛形あり】管理規約改正案の作成ポイントと条文例

ここでは、国土交通省の「マンション標準管理規約」をベースに、オンライン総会に対応するための規約改正案のポイントと、コピペして使える雛形（条文例）を紹介します。

ポイント1：WEB会議システムの定義を明確にする

将来、新しいツールが登場したり、サービスが終了したりする可能性を考慮し、規約に「Zoomを使用する」といった特定のサービス名を記載するのは避けるべきです。以下のように、機能で定義するのが一般的です。

（記載例）「WEB会議システム等」の定義 本規約において「WEB会議システム等」とは、電気通信回線を介して、即時性及び双方向性を備えた映像及び音声の通信を行うことができる会議システムその他これに類するものをいう。

この定義は、標準管理規約のコメントにも記載されているもので、法的解釈との整合性が取りやすくなります。表記が表示されない場合：本規約において「WEB会議システム等」とは、電気通信回線を介して、即時性及び双方向性を備えた映像及び音声の通信を行うことができる会議システムその他これに類するものをいう。

ポイント2：オンライン出席者の法的地位を規定する

オンラインで参加した人も、総会に「出席」していることを明確にする条文が不可欠です。これにより、決議に必要な出席者数（定足数）にオンライン参加者を含めることができます。

（記載例）総会の成立 WEB会議システム等を用いて総会に出席する者は、本規約第〇条（定足数）に定める出席者の範囲に含まれるものとし、議決権行使、質疑、議事進行への参加については、対面出席者と同等の権利を有するものとする。

表記が表示されない場合：WEB会議システム等を用いて総会に出席する者は、本規約第〇条（定足数）に定める出席者の範囲に含まれるものとし、議決権行使、質疑、議事進行への参加については、対面出席者と同等の権利を有するものとする。

ポイント3：電磁的方法による議決権行使を定める

総会にリアルタイムで参加できない人のために、メールなどで事前に議決権を行使できるルールも定めておくと、より出席の選択肢が広がります。これには区分所有法第45条に基づき、規約での定めが必要です。

【コピペで使える】規約変更の雛形（条文例）

以下の雛形は、標準管理規約（単棟型）の第47条（総会の会議及び議事）を変更する想定のものです。ご自身のマンションの規約に合わせてカスタマイズしてご使用ください。

（記載例）管理規約 新旧対照表 第47条（総会の会議及び議事） 【現行】 総会の会議（WEB会議システム等を用いて開催する会議を含む。）は、前条第１項に定める議決権総数の半数を有する組合員が出席しなければならない。 【改正案】 第１項　総会の会議は、前条第１項に定める議決権総数の半数を有する組合員が出席しなければならない。 第２項　組合員は、書面又は代理人によって議決権を行使するほか、規約の定めるところにより、電磁的方法によって議決権を行使することができる。 第３項　総会は、WEB会議システム等を用いて開催することができる。 第４項　WEB会議システム等を用いてリアルタイムで総会に参加する組合員（以下「オンライン参加者」という）は、以下の規定が適用される： 　⑴ 定足数の計算上、対面出席者と同等に扱う 　⑵ 議決権行使、質疑、提案権は対面出席者と同等 　⑶ 本人確認は、IDパスワード認証および映像確認により行う 第５項　その他、WEB会議システム等の利用に必要な事項は、細則で定める。

表記が表示されない場合：第47条（総会の会議及び議事）【現行】総会の会議（WEB会議システム等を用いて開催する会議を含む。）は、前条第１項に定める議決権総数の半数を有する組合員が出席しなければならない。【改正案】第１項 総会の会議は、前条第１項に定める議決権総数の半数を有する組合員が出席しなければならない。第２項 組合員は、書面又は代理人によって議決権を行使するほか、規約の定めるところにより、電磁的方法によって議決権を行使することができる。第３項 総会は、WEB会議システム等を用いて開催することができる。第４項 WEB会議システム等を用いてリアルタイムで総会に参加する組合員（以下「オンライン参加者」という）は、以下の規定が適用される：⑴ 定足数の計算上、対面出席者と同等に扱う ⑵ 議決権行使、質疑、提案権は対面出席者と同等 ⑶ 本人確認は、IDパスワード認証および映像確認により行う 第５項 その他、WEB会議システム等の利用に必要な事項は、細則で定める。

【解説】

• 第2項: 電磁的方法（メール等）による議決権行使を可能にする根拠条文です。
• 第3項: オンライン開催を明確に許可する条文です。
• 第4項: オンライン出席者を定足数にカウントするための最も重要な条文です。
• 第5項: 本人確認の方法や通信障害時の対応など、具体的な運用ルールを「細則」で定める権限を理事会に与えることで、将来の状況変化に柔軟に対応しやすくなります。

最重要！規約変更の決議要件と2026年法改正の影響

規約変更の成否を左右するのが「特別決議」の要件です。この要件は、2026年4月1日を境に大きく変わるため、規約変更を計画する上で必ず理解しておく必要があります。

【〜2026年3月31日まで】現行法での決議要件

現在適用されている区分所有法では、規約の変更には以下の両方を満たす必要があります。

• 区分所有者総数 の 4分の3以上 の賛成
• 議決権総数 の 4分の3以上 の賛成

これは「総数ベース」の要件であり、総会に欠席した人や議決権行使書を提出しなかった人は、事実上「反対」としてカウントされるため、決議のハードルが非常に高いのが特徴です。

【2026年4月1日から】改正区分所有法での決議要件

2026年4月1日以降は、決議要件が「出席者ベース」に緩和されます。

• 総会に 出席した区分所有者 の 4分の3以上 の賛成
• その 出席者の議決権 の 4分の3以上 の賛成

これにより、総会の場で議論に参加した区分所有者の意思がより反映されやすくなり、これまで困難だった規約変更が可決しやすくなることが期待されます。

対象期間	決議要件
現行法（〜2026年3月31日）	区分所有者総数 および 議決権総数の各4分の3以上
改正法（2026年4月1日〜）	出席区分所有者の頭数 および その議決権の各4分の3以上

表記が表示されない場合：現行法（〜2026年3月31日）：区分所有者総数 および 議決権総数の各4分の3以上 / 改正法（2026年4月1日〜）：出席区分所有者の頭数 および その議決権の各4分の3以上。

今、規約改正を行うべきか？タイミングの考え方

どちらの要件が有利かは、組合の状況によります。

• 改正法施行前に行うメリット:
  総会への関心が比較的高い組合であれば、現行法の要件でも可決の目処が立つ可能性があります。早めにオンライン化のルールを整備することで、いち早く運営効率化の恩恵を受けられます。
• 改正法施行後に行うメリット:
  これまで思うように賛成が集まらなかった組合でも、出席者ベースの要件に変わることで、可決の可能性が高まります。

理事会としては、まずは現行法下での可決を目指して準備を進め、その反応を見ながら、必要であれば法改正後を待つという戦略も考えられます。

オンライン総会の運用ルールと実務上の注意点

規約を変更しただけでは、オンライン総会は円滑に運営できません。国交省のQ&Aなどを参考に、具体的な運用ルール（細則）を定めておくことが重要です。

国交省ガイドラインに準拠した本人確認方法

なりすましを防ぐため、本人確認は厳格に行う必要があります。国交省の「ITを活用した総会・理事会関係 Q&A」では、複数の手法を組み合わせることが推奨されています。

• 事前登録制: 事前に登録されたメールアドレスからのみアクセスを許可する。
• ID/パスワード: 組合員ごとに個別のIDとパスワードを発行する。
• 映像による確認: 会議開始時に、ビデオをオンにして顔と氏名、部屋番号を確認する。

通信障害が発生した場合の対応策

オンライン開催で最も懸念されるのが通信トラブルです。「音声が聞こえない」「映像が途切れる」といった事態で議論に参加できない区分所有者が出た場合、決議の公正性が損なわれる可能性があります。

対応策として、あらかじめ以下のルールを定めておきましょう。

• 議事の一時中断: 復旧を試みる間、議事を中断する。
• 代替手段の案内: 復旧しない場合、電話での意見聴取や、後日の書面投票に切り替える。
• 再総会の検討: 重大な障害で議事進行が不可能な場合、後日改めて総会を開催する。

ITに不慣れな区分所有者への配慮（ハイブリッド開催）

すべての区分所有者がIT機器の操作に慣れているわけではありません。当面の間は、従来の対面会場とオンラインを併用する「ハイブリッド方式」が現実的な選択肢となります。また、希望者向けにスマートフォンの操作説明会などを開催することも、参加のハードルを下げる上で有効です。

議事録の作成と保管方法

オンライン総会の場合でも、議事録の作成は必須です。議事録には、開催方法（オンラインであること）、出席者の本人確認方法、議事の経過と結果などを記録します。録画データを議事録の補助資料として保存しておくことも、後の確認に役立ちます。

よくある質問（FAQ）

まとめ

マンション総会のオンライン開催は、組合員の参加機会を広げ、迅速な意思決定を可能にする強力なツールです。その導入を成功させる鍵は、法的リスクを回避し、円滑な運営を実現するための「管理規約の変更」にあります。

この記事で解説したポイントは以下の通りです。

1. 規約変更の必要性: 決議の無効リスクを避け、安定した組合運営を行うために規約変更は最善の策である。
2. 変更手続き: 5つのステップ（改正案作成→理事会承認→招集通知→特別決議→保管・周知）を着実に進める。
3. 雛形の活用: 国交省の標準管理規約を参考に、自組合の実情に合わせてカスタマイズする。
4. 法改正の理解: 2026年4月からの決議要件緩和を視野に入れ、規約変更のタイミングを戦略的に検討する。
5. 運用ルールの整備: 本人確認や通信障害時の対応など、具体的なルールを細則で定めておく。

規約変更は、マンション管理における重要な法律行為です。手続きに不安がある場合や、自組合に最適な条文を作成したい場合は、管理会社やマンション管理士、弁護士といった専門家に相談することをおすすめします。本記事が、皆様のマンションのより良い未来に向けた第一歩となれば幸いです。

免責事項

本記事は、マンション管理組合におけるオンライン総会導入のための情報提供を目的として作成されたものであり、特定の個人や管理組合に対する法的な助言を行うものではありません。

管理規約の変更を含む具体的な法的手続きを進めるにあたっては、必ず弁護士、マンション管理士、または信頼できる管理会社等の専門家にご相談ください。

本記事の内容は2025年12月23日時点の情報に基づいており、法令等の改正により内容が変更される可能性があります。最新の情報は、国土交通省や法務省等の公式サイトでご確認いただきますようお願いいたします。個別の規約や契約内容が、本記事の情報に優先します。

参考資料

• 法務省「オンライン等の手段を用いる会議等における出席の取扱いについて」(2024) https://www.moj.go.jp/content/001390591.pdf
• 国土交通省「ITを活用した総会・理事会の開催に関する Q&A（改訂版）」(2024) https://www.mlit.go.jp/jutakukentiku/house/content/001513683.pdf
• 国土交通省「マンション標準管理規約（単棟型）」 https://www.mlit.go.jp/jutakukentiku/house/jutakukentiku_house_tk5_000052.html
• 国土交通省「平成30年度マンション総合調査結果」 https://www.mlit.go.jp/common/001287438.pdf
• 区分所有法 e-Gov法令検索 https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=337AC0000000069