区分所有者変更届が出ない！管理組合役員の4ステップ対策と法的根拠

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区分所有者変更届が未提出！管理組合の役員が知るべき対策と法的根拠

マンションの所有者が代わったはずなのに、「区分所有者変更届」が提出されない。管理組合の役員にとって、これは管理費の請求先が不明になったり、総会の招集通知が送れなかったりと、組合運営の根幹を揺るがす深刻な問題です。放置すれば管理費滞納や緊急時の対応遅れなど、様々なリスクにつながりかねません。しかし、どう対応すればよいのか、法的な問題はないのか、不安に思う方も多いでしょう。

この記事では、宅地建物取引士の知見を活かし、区分所有者変更届が提出されない場合の具体的な対策を徹底解説します。法的根拠に基づいた督促の4ステップから、トラブルを未然に防ぐ予防策まで、管理組合の役員が今すぐ実践できる具体的なノウハウを提供します。この記事を読めば、未提出問題に悩むことなく、円滑な管理組合運営を実現できます。

なぜ提出が必要？区分所有者変更届の法的根拠と双方のデメリット

【2025年の改正による重要な変更】
マンション管理の法的枠組みは、2025年5月の区分所有法改正により、大きく変わりました。本記事の内容は、令和8年（2026年）4月1日施行の改正内容も踏まえた最新の情報に基づいています。特に、以下の点にご注意ください。

• 国内管理人制度（改正区分所有法§31条の3）：海外区分所有者がいる場合、国内の管理人選任が求められるようになります。
• 所在不明区分所有者除外制度：裁判所の決定により、所在不明所有者を決議の分母から除外可能に（改正区分所有法§39条第2項新設）。

【新規追記】国内管理人届出義務の確認
新所有者が国外に住所を有する法人または外国人である場合、令和8年（2026年）4月1日から以下の対応が新たに必須となります：

• 義務主体: 国外区分所有者本人
• 届出書式: 改正標準管理規約§31条の3に基づく「国内管理人選任届」
• 届出先: 管理組合（理事長または管理会社経由）
• 実務対応: 初期通知の段階で、新所有者が国外居住者である場合は、併せて「国内管理人選任届」の提出も求める。

区分所有者変更届の提出は、円滑なマンション管理の第一歩です。なぜこの届出が不可欠なのか、その法的根拠と、提出を怠った場合の双方のデメリットを正しく理解しましょう。

【用語の整理】区分所有者変更届と登記事項証明書（登記簿謄本）の違い

まず、混同されがちな2つの書類の違いを明確にしておきましょう。

• 区分所有者変更届: 新しい所有者が、マンションの管理組合に対して「私が新しい所有者です」と通知するための私的な書類です。
• 登記事項証明書（登記簿謄本）: 不動産の所有者が誰であるかを、法務局が公的に証明する公的な書類です。

管理組合の運営は、管理規約に基づいて行われます。そのため、法務局で登記が変更されただけでは不十分で、管理組合へ「区分所有者変更届」を提出して初めて、組合は新しい所有者を正式に認識できます。この区別を理解することが、適切な対応の第一歩です。

法的根拠は「マンション標準管理規約」

区分所有者変更届の提出義務は、国土交通省が定める「マンション標準管理規約」（令和6年改正版）に明確に規定されています。

（届出義務）
第31条 新たに組合員の資格を取得し又は喪失した者は、直ちにその旨を書面により管理組合に届け出なければならない。

（出典：国土交通省「マンション標準管理規約（単棟型）」令和6年改正版）

多くのマンションの管理規約は、この標準管理規約に準拠しています。したがって、変更届を提出しない行為は管理規約違反に該当します。

なお、区分所有法第48条の2は、法人格を有する管理組合法人に対して名簿作成・保管義務を定めた規定です。一方、大多数の法人格を持たない管理組合については、この条文は適用されず、代わりにマンション標準管理規約第19条・第31条に基づく届出義務が適用されます。

【管理組合側】届出がない場合の3つの重大リスク

1. 管理費・修繕積立金の滞納: 請求先が旧所有者のままとなり、支払いが滞る最大の原因です。最悪の場合、滞納が長期化し組合の財政を圧迫します。
2. 総会の決議が無効になる恐れ: 新所有者に総会の招集通知が届かず、総会の成立要件（区分所有者数・議決権数）を満たせなくなるリスクがあります。
3. 緊急時の対応遅延: 漏水事故や火災といった緊急時に、所有者本人と連絡が取れず、被害が拡大する可能性があります。

【新所有者側】届出を怠ることで失う権利と負う不利益

届出をしないことは、新しい所有者にとっても大きなデメリットしかありません。

• 総会での議決権を行使できない: 重要な意思決定に参加する権利を自ら放棄することになります。
• 重要な通知が届かない: 大規模修繕工事のお知らせや、規約変更に関する通知など、財産価値に直結する情報を受け取れません。
• 管理費等の遅延損害金: 未提出が原因で管理費を滞納した場合、規約に基づき遅延損害金を請求される可能性があります。

区分所有者変更届の提出は、管理組合と所有者の双方にとって、円滑なマンションライフを送るための重要な責務なのです。

【実践】変更届が出ない新所有者への督促4ステップ

変更届が期限を過ぎても提出されない場合、管理組合は毅然として、かつ段階的に対応する必要があります。ここでは、実務に即した4つのステップを解説します。

ステップ1：所有者変更の確認と「書面」による初期通知

まずは、本当に所有者が変更されたのかを客観的な事実で確認します。

1. 所有者変更の確認: 前所有者や仲介した不動産会社からの情報、あるいは法務局で「登記事項証明書」を取得して、新所有者の氏名と住所を確認します。
2. 初期通知の送付: 確認が取れたら、速やかに新所有者宛に「区分所有者変更届ご提出のお願い」といった表題の書面を送付します。

（初期通知に含めるべき内容） ・届出が管理規約上の義務であること（規約第31条） ・提出期限（例：通知到着後14日以内） ・区分所有者変更届の用紙（同封する） ・提出先（管理人室、管理会社など） ・担当理事の連絡先

この段階では、あくまで「お願い」という丁寧なトーンで、事務的な手続きを促すことがポイントです。

ステップ2：期限超過後の「督促状」による再通知

ステップ1の期限を過ぎても提出がない場合、次の段階に進みます。今度はより強い意思を示すため、「督促状」として再通知します。

• 送付方法: 普通郵便ではなく、配達証明付き内容証明郵便を利用します。「誰が、いつ、どのような内容の文書を、誰に送ったか」を郵便局が証明してくれるため、後の法的手続きで強力な証拠となります。
• 記載内容: 前回の通知に触れた上で、このままでは管理規約違反となること、再度提出期限（例：10日以内）を設けること、期限内に提出がない場合は理事会で対応を協議する旨を記載します。

感情的な文言は避け、あくまで規約に基づき淡々と事実を記載することが重要です。

ステップ3：理事会での共有と「最終催告」

督促状を送っても無視される場合は、問題を個人任せにせず、理事会マターとして正式に扱います。

1. 理事会での状況共有: これまでの経緯を理事会で報告し、議事録に残します。
2. 対応方針の決議: 管理規約に基づき、遅延損害金の賦課や、弁護士への相談など、次のアクションについて理事会として決議します。管理規約に別段の定めがある場合、それが優先されます。
3. 最終催告の送付: 理事長名で「最終催告書」を送付します。ここでも配達証明付き内容証明郵便を使いましょう。最終催告書には、法的措置（例：訴訟）を検討せざるを得ない旨を明記し、問題の重大さを伝えます。

ステップ4：専門家と連携した法的措置の検討

最終催告にも応じない悪質なケースでは、専門家の力を借りて法的措置を検討します。

• 相談先: マンション管理に詳しい弁護士やマンション管理士に相談します。
• 取りうる法的措置:
  • 管理費等支払請求訴訟: 滞納している管理費等がある場合に、その支払いを求めて訴訟を提起します。
  • 組合員地位確認訴訟: 誰が現在の区分所有者であるかを、裁判所に法的に確定してもらう訴訟です。

訴訟は時間も費用もかかりますが、管理組合の秩序を維持するためには、やむを得ない選択肢です。重要なのは、独断で進めず、必ず総会での決議を経て、専門家と相談しながら慎重に進めることです。 管理規約に別段の定めがある場合、それが優先されます。

典型的な法的措置の事例

• 管理費等支払請求訴訟: 新所有者が提出されないまま管理費を滞納した場合、管理組合が簡易裁判所（140万円以下）または地裁に提起。
• 組合員地位確認訴訟: 登記簿上の新所有者に対し、「あなたが現在の区分所有者である」ことを法的に確定させるための訴訟。
• 強制執行（債務名義取得後）: 訴訟で勝訴した場合、不動産強制売却手続きに進む可能性あり。
  注: 個別事案には弁護士の助言必須（非弁行為回避）。

管理組合が知るべき法的リスク回避術

督促を適切に進める一方で、管理組合が法的なリスクを負わないための知識も不可欠です。ここでは、実務で特に注意すべき3つのポイントを解説します。

登記簿謄本での所有者確認は合法？個人情報保護法との関係

「勝手に登記簿謄本を取得して連絡してもいいのか？」と不安に思う役員の方もいるかもしれません。

結論から言うと、管理組合運営の目的であれば合法であり、個人情報保護法には抵触しません。

登記事項証明書は誰でも取得できる公開情報です。ただし、管理組合がその情報を利用する際には、管理費請求・総会招集通知の送付など、組合運営の正当な目的を明示した上で、情報の利用目的と保管方法を明確に記録することをお勧めします。個人情報保護方針の観点から、情報取得後の安全管理体制を整備することで、後続の法的紛争を予防できます。管理組合が「管理費の請求」や「総会の招集通知の送付」といった正当な組合運営の目的でその情報を利用することは、個人情報保護法が定める「目的内利用」に該当します。ただし、得た情報を目的外（例：他の居住者への噂話など）で利用することは絶対に許されません。

これはNG！督促時にやってはいけない禁止行為

正しい督促は必要ですが、行き過ぎた行為は逆に管理組合が訴えられるリスクを生みます。以下の行為は絶対に避けましょう。

• 第三者への口外: 本人の許可なく、他の居住者や勤務先に滞納の事実などを伝える行為はプライバシー侵害にあたる可能性があります。
• 住戸への張り紙: 「変更届を提出してください」といった内容の張り紙を玄関ドアに貼る行為は、名誉毀損と見なされる恐れがあります。
• 社会通念上不相当な督促: 早朝深夜の電話や訪問、威圧的な言動は、不法行為として損害賠償請求の対象となり得ます。

督促はあくまで書面を中心とし、冷静かつ毅然とした態度で行うことが鉄則です。

管理会社にどこまで依頼できる？協力の限界と上手な付き合い方

管理会社は組合運営のパートナーですが、万能ではありません。

• 業務範囲の確認: まず、管理委託契約書を確認し、「督促業務」が管理会社の業務範囲に含まれているかを確認しましょう。含まれていない場合、別途費用が発生したり、対応を断られたりすることもあります。管理委託契約の更新/解約時は、現契約条項を最優先に確認し、別紙契約書等を参照してください。
• 見積もりの現実的なライン: 管理会社の変更を検討する際、多くの会社から見積もりを取りたいと考えるかもしれません。しかし、見積もり作成には現地調査や外注先との調整など多大な労力がかかります。小・中規模のマンションで5社も6社も相見積もりを取ろうとすると、かえって敬遠され、質の高い提案を受けられない可能性があります。管理会社側は、管理委託内容の精査および、会計状況、そして1棟全体の管理費等の見積もり作成をするには3－4回ほど現地に足を運び、また清掃会社、EV点検、消防、警備など多岐にわたって外注先会社との打ち合わせを行ったうえで理事会数名との面談も数回こなすため労力がかかるため、真剣に検討してもらうには、2～3社に絞って依頼するのが現実的かつ効果的です。

管理会社の労力にも配慮し、良きパートナーとして協力関係を築くことが、結果的に組合の利益につながります。

トラブルを未然に防ぐ！最も効果的な3つの予防策

問題が起きてから対応する「事後対応」には多大な労力がかかります。最も重要なのは、トラブルを未然に防ぐ「予防」の仕組みを構築することです。

【最善手】不動産売買の決済時に届出書へ署名をもらう

これが最も確実で効果的な方法です。

（決済時の対応フロー） 1. 事前に売主側の不動産会社に連絡し、決済日に管理組合（または管理会社）が立ち会う旨を伝えておく。 2. 決済の場で、買主（新所有者）に区分所有者変更届の重要性を説明する。 3. その場で必要事項を記入・署名してもらい、書類を確実に回収する。

この一手間だけで、提出漏れは大幅に減ります。管理会社や、マンションの売買を仲介する近隣の不動産会社との連携体制を築いておくことが鍵となります。

【次善手】年1回の「名簿更新キャンペーン」を実施する

全組合員を対象に、年に1回、組合員名簿の記載内容を確認してもらうキャンペーンを実施するのも有効です。

総会や定期的な広報のタイミングで、「ご登録情報に変更はありませんか？」といった案内文と、変更があった場合に使う届出用紙を全戸配布します。これにより、変更届を出し忘れていた所有者が自発的に提出するきっかけを作ることができます。また、組合員全体の届出義務に対する意識向上にも繋がります。

【基礎工事】管理規約の届出義務を再確認・改正する

自組合の管理規約が、最新の状況に合っているかを確認しましょう。

• 規約の確認: まず、現在の管理規約に、標準管理規約第31条のような届出義務が明確に定められているかを確認します。
• 必要に応じた改正: もし規定が曖昧だったり、古くなっていたりする場合は、総会で規約改正を提案します。例えば、「所有権移転後1ヶ月以内の届出」といった具体的な期限を盛り込むことや、届出がない場合の共用部分利用（駐車場や駐輪場など）の新規契約を制限するような規定を設けることも、法的に許容される範囲で検討の価値があります。

なお、2024年3月発表の「マンション標準管理規約 令和6年改正」では、区分所有者変更時の連絡体制、および国内管理人選任に関する新たな条項（§31条の3）が新設されています。現在使用されている管理規約が令和6年改正版に準拠しているか、必ず確認してください。

規約は組合運営の憲法です。これを整備しておくことが、あらゆるトラブルに対する最も強力な備えとなります。

区分所有者変更届の未提出に関するFAQ

ここでは、役員の皆様からよく寄せられる質問にお答えします。

Q1	区分所有者変更届を出さないと、罰則はありますか？
A1	区分所有者変更届の未提出に対する直接的な刑事罰則（罰金など）は存在しません。ただし、民事法上のペナルティとして以下が適用される可能性があります： – 管理規約に定められた遅延損害金の賦課（滞納管理費に対する） – 総会における議決権の制限 – 組合が訴訟を提起する場合の請求者確定の困難に伴う法的措置の遅延
Q2	登記簿で調べた住所に手紙を送るのは個人情報保護法違反ですか？
A2	違反ではありません。登記事項証明書は公開情報であり、管理組合が組合運営という正当な目的（例：管理費請求、総会招集）のためにその情報を利用することは、個人情報保護法違反にはあたりません。ただし、目的外での利用は厳禁です。
Q3	督促しても提出されません。最終手段は？
A3	最終催告にも応じない場合は、弁護士やマンション管理士などの専門家に相談の上、法的措置を検討します。具体的には、滞納管理費がある場合は「管理費等支払請求訴訟」、所有者の確定が必要な場合は「組合員地位確認訴訟」などを提起することが考えられます。ただし、訴訟は必ず総会の決議を経て進める必要があります。

まとめ

区分所有者変更届が提出されない問題は、放置すれば管理組合の運営に深刻な影響を与えます。しかし、正しい知識と手順に基づけば、必ず解決できます。

本記事の要点を振り返りましょう。

• 届出の根拠: 区分所有者変更届の提出義務は、主に「マンション標準管理規約」（令和6年改正版）に定められた、組合員としての責務です。
• 督促の4ステップ: ①初期通知 → ②督促状（内容証明） → ③最終催告 → ④専門家と連携した法的措置、という段階的な対応が基本です。
• 法的リスクの回避: 督促時は行き過ぎた行為を避け、管理会社の業務範囲を正しく理解することが重要です。
• 最強の対策は「予防」: 最も効果的なのは、不動産売買の決済時に署名をもらうことです。次善の策として、年1回の名簿更新や規約の見直しも有効です。

管理組合の役員の皆様は、これらのステップと予防策を参考に、毅然とした態度で問題解決にあたってください。トラブルを未然に防ぐ仕組みを構築することが、将来にわたって良好なマンションコミュニティを維持する鍵となります。

免責事項

本記事は、区分所有者変更届の未提出に関する一般的な情報提供を目的としており、特定の案件に対する法的助言を行うものではありません。個別の事案については、必ず管理規約をご確認の上、弁護士やマンション管理士などの専門家にご相談ください。また、法令やマンション標準管理規約は改正されることがありますので、区分所有法の改正（令和7年法律第47号、令和8年4月1日施行予定）などの影響を確認の上、最新の情報をご確認ください。

参考資料

• 国土交通省. (2024). マンション標準管理規約（単棟型）令和6年改正版. https://www.mlit.go.jp/jutakukentiku/house/jutakukentiku_house_tk5_000052.html
• e-Gov法令検索. (2025). 建物の区分所有等に関する法律（区分所有法）令和7年改正. https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=337AC0000000069