マンションDX化の住民反発を解消！5ステップで2026年法改正対応ガイド

※本コラムの内容は、当社が独自に調査・収集した情報に基づいて作成しています。無断での転載・引用・複製はご遠慮ください。内容のご利用をご希望の場合は、必ず事前にご連絡をお願いいたします。

マンションのDX（デジタルトランスフォーメーション）化を進めたいけれど、住民、特に高齢の方々からの反発が怖くて一歩踏み出せない。そんな悩みを抱える管理組合の役員の方向けに、この記事を執筆します。

2026年4月に施行予定の改正区分所有法は、マンション総会のあり方を変える可能性を秘めています。総会の電子化は「義務」ではありませんが、遠隔地の所有者や多忙な世代も参加しやすくなるなど、多くのメリットがあります。しかし、その導入には「うちのマンションでは無理だ」という声がつきものです。

本記事では、宅地建物取引士としての知見を活かし、そうした反発を「納得」に変えるための具体的な方法を5つのステップで解説します。法的に正しい手続きを踏みながら、住民の不安を解消し、円滑に合意形成を進めるための実践的なノウハウ、失敗しないツール選び、そして管理会社との賢い交渉術まで、網羅的にご紹介します。この記事を読めば、2026年に向けて今から何をすべきか、明確なアクションプランが見えてくるはずです。

なぜ今、マンションのDX化か？ 2026年法改正がもたらす変化

マンション管理の現場で「DX」や「電子化」という言葉を耳にする機会が増えた背景には、国が推進する法改正の動きがあります。特に2026年4月1日施行予定の改正区分所有法は、大きな転換点となります（2025年12月23日時点の法務省・国土交通省発表に基づく予定）。

この法改正は、総会の電子化を「義務化」するものではありません。しかし、電子的な方法での議決権行使や招集通知が法律上明確に容認される方向で改正が予定されていることで、これまで以上にデジタルツールを活用しやすくなる環境が整います。

2026年に向けた主な法改正・制度変更の動き

時期（予定）	法的イベント	管理組合に与える影響
2025年10月	国土交通省「標準管理規約」改正	オンライン総会や電子決議に関するモデル条項が追加され、規約改正の参考にしやすくなる。
2026年4月	改正区分所有法施行	電子的な方法による議決権行使が明確化され、法的な後ろ盾を得て総会の電子化を推進しやすくなる。

こうした法整備は、人手不足や役員の高齢化といった、多くの管理組合が抱える課題を解決する追い風となります。総会の準備にかかる印刷・郵送コストの削減、遠隔地所有者の参加促進、迅速な意思決定など、DX化がもたらすメリットは計り知れません。2026年は、こうした変化に対応できるかどうかが、マンションの管理品質や資産価値を左右する一つの節目になると言えるでしょう。

「うちのマンションでは無理…」DX化を阻む3つの反発要因と住民心理

DX化の必要性を理解していても、いざ導入を検討すると「うちでは無理だ」という根強い反発に直面することが少なくありません。その背景には、大きく分けて3つの住民心理が存在します。対策を考える前に、まずは相手の不安を正確に理解することが重要です。

用語の整理：DX化に関わる重要法律とルール

議論を始める前に、よく登場する用語を整理しておきましょう。これらを正確に使い分けることが、住民への丁寧な説明と合意形成の第一歩です。

• 区分所有法: マンションの「憲法」ともいえる法律です。建物の所有関係や管理組合、総会の運営など、基本的なルールを定めています。規約の変更など重要な決定は、この法律の要件を満たす必要があります。
• 標準管理規約: 国土交通省が示す管理規約の「ひな形」です。法的な拘束力はありませんが、多くの管理組合がこれを基に自身の規約を作成しています。法改正に合わせて更新されるため、規約見直しの際の重要な指標となります。
• 特別決議: 管理規約の変更など、マンションの特に重要な事項を決めるための手続きです。区分所有法第31条に基づき、「区分所有者および議決権の各4分の3以上」の賛成が必要です。
• 電子署名法: 電子文書の信頼性を担保するための法律で、マンション管理における個人情報の真正性確保に役立ちます。電子投票の法的有効性を確保するための要件を定めています。

これらのルールを理解することは、DX化という「規約変更」を伴う可能性が高い手続きを、法的に正しく進めるために不可欠です。

要因1：技術への不安とデジタル・デバイド（格差）

最も大きな反発要因は、スマートフォンやパソコンの操作に対する不安です。「よくわからない」「難しそう」といった漠然とした抵抗感は、特に高齢の住民に多く見られます。

• 自分だけが取り残されるのではないかという孤独感
• 操作を間違えて迷惑をかけるのではないかという恐怖心
• そもそもデジタル機器を所有していない、または使い慣れていない

こうした「デジタル・デバイド（情報格差）」は、単なるスキルの問題ではなく、心理的な壁として立ちはだかります。「全員が使えるようになってから」という意見が出やすく、議論が停滞する原因となります。

要因2：個人情報漏洩へのプライバシー懸念

総会の電子化は、氏名や部屋番号、議決内容といった個人情報をインターネット上で扱うことになります。そのため、サイバー攻撃による情報漏洩やプライバシー侵害への懸念が表明されることがあります。

• 「自分の投票内容が他の人に見られるのではないか」
• 「外部に個人情報が漏れたらどうするのか」
• 「セキュリティは本当に万全なのか」

これらの不安は正当なものであり、「大丈夫です」という精神論だけでは解消できません。どのようなセキュリティ対策が講じられているのか、具体的な説明が求められます。個人情報保護法の観点からも、情報管理の透明性を確保することが重要です。

要因3：「今まで通りで良い」現状維持バイアス

人は変化を嫌い、慣れ親しんだ方法を好む傾向があります。これは「現状維持バイアス」と呼ばれる心理的な働きです。

• 「これまで何十年もこのやり方で問題なかった」
• 「わざわざお金と手間をかけて変える必要はない」
• 「新しいことを覚えるのが面倒だ」

DX化によるメリット（コスト削減、参加率向上など）を具体的に示さなければ、「変えることのリスク」ばかりが強調され、現状維持を望む声が多数派を占めてしまいがちです。

【5ステップで解説】住民の反発を「納得」に変える合意形成プロセス

住民の反発は、強引に進めれば乗り越えられるものではありません。法的な手続きを遵守しつつ、丁寧なコミュニケーションで不安を一つひとつ解消していくことが成功の鍵です。ここでは、合意形成を円滑に進めるための5つのステップを解説します。

DX化の成否は、技術の導入そのものではなく、導入前の「合意形成プロセス」で9割が決まります。

ステップ1：目的の明確化と共有「なぜ、私たちのマンションにDXが必要か？」

理事会内だけで話を進めるのではなく、まずは「なぜDX化を目指すのか」という目的を明確にし、全住民と共有することから始めましょう。

• 目的の例:
  • 役員の負担を軽減し、なり手不足を解消する
  • 総会の印刷・郵送コストを削減し、その分を修繕積立金に充当する
  • 遠隔地に住む所有者や子育て世代の総会参加を促し、多様な意見を反映させる

目的を具体的に示すことで、「新しいことをやる」という漠然とした話から、「自分たちのマンションをより良くするための手段」という前向きな議論へと転換できます。

◇重要：これらの目的を実現するための「管理規約改正」を行う場合は、区分所有法第31条に基づき、「区分所有者および議決権の各4分の3以上」の特別決議が必須となります。

ステップ2：段階的導入計画の提示「いきなり全部やらない」安心感の醸成

「来年から全てオンラインに切り替えます」といった急進的な提案は、必ず強い反発を生みます。変化への抵抗感を和らげるために、段階的な導入計画を示すことが極めて重要です。

• 第1段階（併用期）: 従来通りの会場開催・書面議決権行使を維持しつつ、「希望者はオンラインでも参加・投票可能」とするハイブリッド型から始める。
• 第2段階（試行期）: 掲示板や回覧板の情報をアプリで配信するなど、議決権行使以外の部分からデジタル化を試してみる。
• 第3段階（本格運用期）: 住民の習熟度を見ながら、電子投票を主軸とし、書面を補助的な手段に移行する。

「いきなり全部やらなくてもいい」「しばらくは今まで通りでも大丈夫」という安心感が、新しい取り組みへの心理的なハードルを下げます。

ステップ3：丁寧な住民説明会の開催「体験会」で不安を解消

計画案が固まったら、規約改正総会の前に必ず住民説明会を開催します。ここでは、単に計画を説明するだけでなく、住民の不安に寄り添う「体験会」をセットで行うことが効果的です。

• 説明会のポイント:
  • メリットだけでなく、デメリットやリスク（操作に慣れが必要、初期費用がかかる等）も正直に伝える。
  • 若い住民や役員がサポーターとなり、高齢者にスマホやタブレットでの模擬投票を体験してもらう。
  • Q&Aの時間を十分に確保し、どんな些細な質問にも丁寧に回答する。

「触ってみたら意外と簡単だった」「わからないことは聞ける人がいる」という体験が、技術への不安を解消する何よりの特効薬となります。

ステップ4：法的根拠に基づく規約改正「特別決議」に向けた準備

総会の電子化を本格的に導入するには、多くの場合、管理規約の改正が必要です。これは区分所有法に定められた厳格な手続きであり、理事会の独断では進められません。

1. 改正案の作成: 標準管理規約や専門家（マンション管理士、弁護士）の助言を参考に、理事会で規約改正案の素案を作成する。【国土交通省】マンション標準管理規約（単棟型）2025年10月改正版 https://www.mlit.go.jp/jutakukentiku/house/jutakukentiku_house_tk5_000052.html を参考に。参考条項例：第XX条（集会の招集及び決議の方法） ２ 前項の規定にかかわらず、組合員が書面又は電磁的方法により議決権を行使することを妨げない。 ３ 電磁的方法による議決権行使の場合は、規約で定める手続に従うものとする。
2. 総会招集: 規約改正を議題とする総会の招集通知を、定められた期限までに全区分所有者に送付する。
3. 総会での議決: 総会において、改正案について説明と質疑応答を行い、採決する。規約改正は、区分所有法第31条に基づき、区分所有者および議決権の各4分の3以上の賛成が必要となる「特別決議」です。

規約の設定、変更又は廃止は、区分所有者及び議決権の各４分の３以上の多数による集会の決議によってする。【区分所有法第31条】

これに対し、普通決議は区分所有法第39条に基づき、区分所有者および議決権の各過半数で決します。

決議の種類	法的根拠	必要な賛成	事例
普通決議	区分所有法第39条	区分所有者および議決権の各過半数	共用部簡易修繕、予算承認
特別決議（規約改正）	区分所有法第31条	区分所有者および議決権の各4分の3以上	管理規約改正、DX導入関連規約変更

この高いハードルを越えるには、ステップ1〜3でどれだけ丁寧な合意形成を積み重ねてきたかが問われます。

ステップ5：セキュリティ対策の具体例を示し、安心を届ける

プライバシー懸念に対しては、導入を検討しているツールがどのようなセキュリティ対策を講じているかを具体的に示すことが不可欠です。これらのセキュリティ対策は、総会決議の法的有効性を確保するために、電子署名法に基づく「本人確認」と「改ざん防止」の技術的要件を満たす必要があります。特に、議決権行使の真正性を確保するためには、以下のいずれかに該当するセキュリティレベルが求められます：

① 電子署名法第3条に基づく「電子署名」の実装
② 事業者責任による「本人確認・改ざん防止」の多層防御
③ 情報セキュリティ国際基準（ISO 27001相当）の認証取得

• 説明すべき対策例:
  • 通信の暗号化: 第三者が通信内容を盗み見できない技術（SSL/TLS）が使われているか。
  • アクセス制限: 議決権を持つ本人しか投票システムにログインできない仕組み（ID/パスワード、二段階認証など）はあるか。
  • データ管理: 個人情報が国内の安全なデータセンターで厳重に管理されているか。
  • プライバシーポリシー: 管理組合が個人情報保護法上の「個人情報取扱事業者」として、どのように情報を扱うかルールを明文化し、公表する。

（記載例）プライバシーポリシーの一部 第X条（個人情報の利用目的） 当管理組合は、組合員の個人情報を、管理規約に定める総会、理事会その他集会の運営及び議決権行使のためにのみ利用し、本人の同意なく目的外利用は行わない。

専門的な内容を全て理解してもらう必要はありません。「これだけの対策が考えられている」という事実を示すことが、住民の安心感に繋がります。

失敗しないツール選びと管理会社との交渉術

合意形成と並行して進めるべきが、具体的なDXツールの選定と、パートナーとなる管理会社との交渉です。ここで判断を誤ると、後々のトラブルや余計なコストの原因となります。

ツール選定で見るべきは「機能の多さ」より「3つの基準」

多機能で安価なツールは魅力的に見えますが、選定で最も重要なのは以下の3つの基準です。

1. 使いやすさ（UI/UX）: 役員だけでなく、ITに不慣れな住民でも直感的に操作できるか。無料トライアルなどを活用し、複数の役員で実際に触って確かめましょう。
2. サポート体制: 導入時の説明会支援や、運用開始後の問い合わせ対応など、手厚いサポートが受けられるか。特に導入初期はトラブルがつきものです。
3. セキュリティと法的準拠性: 個人情報保護法や電子署名法など、関連法規を遵守した設計になっているか。信頼できる第三者機関の認証などを取得しているかも判断基準になります。

【最重要】管理会社が本気で協力してくれる見積もり依頼のコツ

DXツールの導入には、多くの場合、管理会社の協力が不可欠です。しかし、見積もりの依頼方法を間違えると、協力を得られないどころか、敬遠されてしまうことさえあります。

管理会社にとって、見積もり作成は大きな労力を伴う作業です。その点を理解することが、良好な関係を築く第一歩です。

管理会社は、見積もり作成のために現地調査、清掃や各種点検会社との調整、理事会との面談などを複数回行います。特に20〜40戸規模のマンションでは、手間がかかる割に受注確度が低いと判断され、真摯な提案を受けられない可能性が高まります。

やってはいけない見積もり依頼:

• むやみに多くの会社（5社以上）へ相見積もりを依頼する: 管理会社側の労力（現地訪問3〜4回、外注調整、面談など）を考慮すると、協力が得られにくくなります。
• 「とりあえず全部お任せ」の丸投げ: 課題が整理されていない状態での依頼は、管理会社も的確な提案ができず、お互いに時間の無駄になります。

歓迎される見積もり依頼:

• 相見積もりは2〜3社に絞り、課題を整理して依頼する: 「役員の負担軽減が最優先」「まずは掲示板機能から試したい」など、自分たちの課題や要望を明確に伝えた上で、本命の数社にじっくり提案を求めましょう。
• 見積書は「一式」ではなく項目ごとの内訳を求める: 初期費用、月額利用料、サポート費用など、何にいくらかかるのかを明確にしてもらうことで、他社との比較や理事会内での検討がしやすくなります。

導入コストの目安は？ 規模別の費用感と予算計画

導入コストは、マンションの戸数や選ぶツールの機能によって大きく変動します。あくまで一般的な目安として、予算計画の参考にしてください。

マンション規模	導入ツール	初期費用目安	月額・年額費用目安
〜50戸	電子投票・掲示板など基本機能	10〜30万円	年額30〜80万円
51〜100戸	基本機能＋施設予約など	20〜50万円	年額50〜150万円
101戸以上	会計連携などフル機能	50万円〜	年額150万円〜

これらの費用は、管理費会計から支出するのが一般的です。住民説明会では、これらの費用をかけてでも得られるメリット（印刷費削減、役員業務の効率化など）をセットで説明し、費用対効果への理解を求めましょう。

絶対に避けるべき「非公式ツール」利用の法的リスク

コストを抑えようと、LINEグループやFacebook、無料のクラウドストレージなどで総会の議決を行おうとするケースが見られますが、これは絶対に避けるべきです。

これらの個人向けツールは、本人確認の非可逆性、記録の改ざん防止、議決者の真正性確保という観点から、区分所有法第39条および電子署名法の要件を確実に満たしていません。万が一、後から決議の有効性を争われた場合、「無効」と判断されるリスクがあります。総会という管理組合の最高意思決定は、必ず管理規約に定められた正式な手続き、または規約改正で正式に導入した専用ツール上で行わなければなりません。

よくある質問（FAQ）

Q. スマホやPCを持たない住民はどうすればいい？

A. 全員がデジタル化に対応する必要はありません。「段階的導入」が基本です。導入初期は、従来通りの「紙の招集通知」と「書面議決権行使書」を必ず併用してください。これにより、デジタル機器を持たない方や操作に不安がある方も、これまで通り総会に参加する権利が保障されます。DX化は選択肢を「増やす」ものであり、「減らす」ものではないことを丁寧に説明することが重要です。

Q. セキュリティは本当に大丈夫？

A. 100%安全と言い切れるシステムは存在しないことを前提に、リスクを最小化するための対策が講じられているかを確認することが重要です。信頼できるベンダーは、通信の暗号化、不正アクセス防止、データセンターの物理的なセキュリティ対策など、多層的な防御策を講じています。これらの対策について、ベンダーから具体的な説明資料をもらい、住民説明会で共有することで、漠然とした不安を解消することができます。

Q. 導入まで、どれくらいの期間がかかりますか？

A. 理事会での検討開始から、実際に電子投票システムを使った総会が開催されるまで、スムーズに進んでも半年〜1年程度は見込んでおくのが現実的です。特に、住民説明会の開催や規約改正のための特別決議総会の準備には時間がかかります。2026年の法改正を見据えるなら、2025年のうちから情報収集や理事会での検討をスタートさせることをお勧めします。

まとめ：2026年に向けて、今から始める第一歩

マンションのDX化、特に総会の電子化は、もはや一部の先進的なマンションだけの話ではありません。2026年の区分所有法改正を機に、多くの管理組合にとって現実的な選択肢となります。

住民からの反発は、決して乗り越えられない壁ではありません。その根底にあるのは「変化への不安」です。

• 目的を共有し、
• 段階的な計画で安心感を与え、
• 体験会で不安を解消し、
• 法的に正しい手続きを踏む。

このプロセスを丁寧に実行することが、反発を「納得」に変える唯一の道です。また、管理会社を「業者」としてではなく「パートナー」として捉え、その労力に配慮した上で交渉に臨む姿勢が、プロジェクトの成否を大きく左右します。

この記事を参考に、まずは理事会で「私たちのマンションにとってDX化はなぜ必要か？」を話し合うことから始めてみてください。それが、より良いマンションの未来を築くための、着実な第一歩となるはずです。

免責事項

本記事は、マンション管理のデジタル化に関する一般的な情報提供を目的として作成されたものであり、個別の事案に対する法的助言を行うものではありません。管理規約の改正や具体的なツールの導入にあたっては、必ず弁護士やマンション管理士等の専門家にご相談ください。また、法令や制度に関する情報は記事執筆時点（2025年12月23日）のものですが、法改正スケジュールは変動可能性があるため、最新情報を国土交通省や法務省の公式サイトで確認し、個別のマンションの管理規約が最優先される点にご留意ください。

---

参考資料

• 国土交通省「マンション標準管理規約（単棟型）」 https://www.mlit.go.jp/jutakukentiku/house/jutakukentiku_house_tk5_000052.html
• 法務省「区分所有法制の改正に関する要綱案」 https://www.moj.go.jp/shingi1/shingi04900427.html
• 国土交通省「マンション管理の新制度がスタート！」（2022年） https://www.mlit.go.jp/report/press/house03_hh_000252.html
• 横浜市マンション管理組合サポートセンター「ITを活用した総会について」 https://yokohama-mankan.com/it-based-general-meetings/