皆様こんにちは。㈱MIJ桑原です。
皆様はマンションの管理費に無駄を感じたことはありませんか？
築年数が経過したマンションや、規模の小さな管理組合では、「管理会社に任せっぱなし」にすることで、年間数十万円単位の固定費が発生しているケースも少なくありません。
その解決策として注目されているのが、「自主管理が行うコスト最適化」という考え方です。
本コラムでは、自主管理に切り替えることで実際に削減できるコスト項目と、再現性のある4つの実践ステップをご紹介します。
■ 自主管理によるコスト最適化の実践術
1. 外注契約の分解と再交渉で固定費削減
従来の管理会社委託契約は、清掃・点検・会計・事務などが一括パッケージ化されており、中身を精査しないまま高額な費用を支払っているケースが多々あります。
まずは、すべての外注業務を項目ごとに分解し、「何を」「誰が」「いくらで」実施しているかを一覧化します。
その上で、以下のような見直しを行います：
- 清掃頻度の見直し（例：週3回 → 週2回）
- 植栽管理の回数削減（例：年3回 → 年2回）
- 定期点検の相見積もり取得と単価交渉
これだけでも、年間数万円〜10万円以上の固定費削減が現実的です。
2. クラセル導入で会計外注費を丸ごとカット
会計業務を管理会社に任せている場合、年間10〜20万円の委託費が発生していることが一般的です。
この費用をゼロにできるのが、**自主管理組合向けクラウド会計ソフト「クラセル」**の導入です。
- 月額16,500円～導入可能
- 収支入力・帳簿作成・決算報告書の出力が理事自ら可能
- 過去データも引継ぎ可・会計知識不要の設計
クラセルの活用により、年間10万円以上の純コスト削減に加え、会計処理の可視化・引継ぎの簡略化も実現できます。
3. クラウド資料共有で引継ぎトラブルによる再委託を防止
自主管理における最大の盲点が、資料の属人化と非効率な引継ぎです。
紙資料やUSBでの管理は、紛失・誤保存・情報断絶を引き起こし、将来的に再度管理会社へ依頼する羽目になることもあります。
これを避けるには、Google DriveやDropboxなどを活用して、以下をクラウド上で一元管理する仕組みを整備します
- 総会議事録、理事会資料
- 修繕履歴、見積書、契約書
- 決算書類、会計帳簿データ
これにより、理事が交代しても継続的かつ効率的な運営が可能となり、引継ぎにかかる時間的・金銭的コストもゼロに近づきます。
4. 管理会社の“スポット契約”で必要な業務だけ委託
完全なフル委託ではなく、「必要な業務だけを単発で依頼する」という考え方に切り替えれば、無駄な支出を徹底的に排除できます。例えば：
- 総会資料作成サポート（1回あたり2万円前後）
- 長期修繕計画の立案支援（5〜10万円）
- 臨時的な理事会の運営支援（数千円〜）
これらを必要なときにだけ管理会社へ“スポット契約”で依頼することで、従来の年間委託費の1/5〜1/10程度のコストで十分に対応可能です。
「全部任せる」から「選んで使う」へ。これが自主管理型コスト最適化の基本思想です。
■ 自主管理の注意点
上記のようにいくら削減対策を実施しても、組合員がメリットとして感じていただけなかったり、法令違反をしては元も子もございません。そこで注意点を2つ挙げます。
▲ 負担の偏りと担い手不足
理事や担当者に業務負担が集中すると、人間関係の悪化や運営の継続困難に陥る恐れがあります。ローテーション制や役割分担を明確にし、組合員全体での協力体制を築くことが不可欠です。
▲ 法令対応や専門知識の限界
消防設備点検、建築基準法対応、修繕積立金の見直しなど、専門知識が必要な業務には限界があります。このため、管理会社やマンション管理士など専門家との連携は不可欠です。
まとめ 〜自主管理だからこそ実現できるコスト最適化〜
「自主管理」とは、単に経費を削るだけの手段ではなく、何にいくらかけるか”を組合が自ら意思決定することで、最大限の費用対効果を得る戦略です。
再掲すると、ポイントは以下の4点に集約されます
- 契約内容の分解・頻度見直しで無駄な固定費を削る
- クラセルで会計外注費を自動的にカットする
- クラウド共有で引継ぎコスト・トラブルをゼロに近づける
- 管理会社を必要なときだけ使う“選択型外注”で最適化する
これらを組み合わせれば、年間数十万円規模のコスト削減は十分に現実的であり、同時に継続可能な運営体制の構築にもつながります。
これからのマンション管理は、「委託か自主管理か」ではなく、「最適な組み合わせによるコストの見える化と制御」が鍵となります。
知識と工夫で、もっと無理なく、もっと賢く管理していきましょう。
