管理会社変更の手順とデメリット徹底解説【7ステップでトラブル回避】

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マンションの管理会社変更は、管理品質の向上やコスト適正化を目指す上で有効な手段です

マンションの管理会社変更は、管理品質の向上やコスト適正化を目指す上で有効な手段です。しかし「手続きが複雑そう」「トラブルが心配」といった不安から、一歩を踏み出せない管理組合も少なくありません。実は、管理会社の変更は法律で認められた権利であり、管理組合総会の「普通決議」という、比較的緩やかな条件で決定できます。

この記事では、宅地建物取引士の知見を活かし、管理会社変更の具体的な手順と、事前に知っておくべきデメリットやリスクを徹底解説します。法的なルールから実務上の注意点までを網羅し、あなたの管理組合がトラブルなくスムーズに移行を成功させるための道筋を示します。この記事を読めば、変更プロセスの全体像が明確になり、自信を持って次のステップに進めるはずです。

管理会社変更の主なメリットとして、(1)委託費の見直しによるコスト適正化、(2)業務の質向上、(3)新管理会社からの革新的な提案導入、(4)区分所有者の管理への関与向上などが挙げられます。これらを活かすためには、慎重な手続きが不可欠です。

管理会社変更の前に知るべき2つの法的ルール

管理会社の変更を検討する際、まず押さえるべき法的な大原則が2つあります。これを知らずに進めると、手続きが無効になったり、現管理会社との間でトラブルに発展したりする可能性があるため、必ず理解しておきましょう。

ルール1：解約通知は「3ヶ月前」が原則だが契約書が最優先

現在の管理会社との契約を解除するには、一定の予告期間が必要です。

国土交通省が定める「マンション標準管理委託契約書」では、管理組合からの解約申し入れについて、「3ヶ月以上の期間をおいて書面で申し入れることにより、契約を解除することができる」と定められています（出典：マンション標準管理委託契約書 第20条）。これは、新旧管理会社間の引き継ぎ業務を円滑に行うために設けられた期間です。

しかし、これはあくまで標準的なひな形の話です。最も重要なのは、皆さんの管理組合が実際に締結している「管理委託契約書」の記載内容です。契約書に「6ヶ月前」など異なる期間が定められている場合は、その条項が優先されます。仮に貴組合の契約書に「6ヶ月前の通知」「90日前」など異なる期間が記載されている場合は、その条項が絶対的に優先されます。逆に「合意により短縮可能」と書かれていない限り、3ヶ月未満の短縮はできません。変更手続きを始める前に、必ずお手元の契約書を確認してください。

（解約の申入れ）
第二十条　甲（管理組合）又は乙（管理会社）は、その相手方に対し、少なくとも三月前に書面で解約の申入れを行うことにより、本契約を終了させることができる。

（出典：国土交通省「マンション標準管理委託契約書」）

ルール2：変更の決定は「普通決議」が基本

管理会社の変更は、マンション全体の運営に関わる重要事項ですが、その決定には最も厳しい決議要件は求められません。

• 定義：普通決議とは
  管理組合の総会において、議決権総数の過半数を有する組合員が出席し、その出席組合員の議決権の過半数で可決する決議のことです（出典：建物の区分所有等に関する法律 第39条）。
• 区別：特別決議との違い
  一方、管理規約の変更や建物の建て替えなど、特に重要な事項を決める際には「特別決議」が必要となります。これは、組合員総数及び議決権総数の各4分の3以上という、非常に厳しい要件です。
• 読者のメリット
  管理会社の変更は、この「普通決議」で足りるのが原則です（出典：マンション標準管理規約 第54条）。つまり、一部の反対があったとしても、総会で過半数の賛成を得られれば変更は可能であり、特別決議に比べて合意形成のハードルが低いことを意味します。法律上の根拠は、区分所有法第39条（普通決議の原則）と、マンション標準管理規約第54条（「管理組合が専門的知識を有する者に管理業務を委託する場合は、集会の普通決議による」）にあります。詳細は以下の国土交通省ページを確認してください。参考：国土交通省「マンション標準管理規約」 https://www.mlit.go.jp/jutakukentiku/house/mansionkiyaku.html （令和7年改正版・施行予定2026年4月1日）。

決議の種類	必要な賛成数	主な対象事項
普通決議	出席組合員の議決権の過半数	管理会社の選任・解任、予算・決算の承認など
特別決議	組合員総数の4分の3以上 かつ 議決権総数の4分の3以上	管理規約の変更、共用部分の重大な変更など

表が表示されない場合のテキスト代替: 普通決議: 出席組合員の議決権過半数、管理会社の選任・解任、予算・決算の承認など。特別決議: 組合員総数4分の3以上かつ議決権総数4分の3以上、管理規約の変更、共用部分の重大な変更など。

ただし、管理規約に「管理会社の変更には特別決議を要する」といった特別な定め（別段の定め）がある場合は、そちらが優先されます。このような特別決議を要するケースは稀ですが、法的ルールの確認と同様に、管理規約の確認も必須です。

【7ステップ】管理会社変更の具体的な手順と流れ

管理会社の変更は、思い立ってすぐにできるものではありません。合意形成から引き継ぎ完了まで、一般的に1年以上かかることもあります。以下の7つのステップを参考に、計画的に進めましょう。

ステップ1：現状の問題点の整理と理事会での合意形成

まず、なぜ管理会社を変更したいのか、その理由を客観的かつ具体的に整理します。

• 課題の洗い出し：「対応が悪い」といった曖昧な不満ではなく、「清掃が契約通りに行われていない」「理事会への報告書に不備が多い」など、事実に基づいた問題点をリストアップします。
• 意見収集：理事会内だけでなく、全区分所有者へアンケートを実施し、幅広い意見を集めることも有効です。これにより、理事会の独断ではなく、組合全体の課題として捉えることができます。また、アンケートを通じて新管理会社に求める要素（例: 緊急対応の強化や修繕計画の改善）を洗い出すことが、新たなサービスの基準設定に繋がります。
• 理事会での合意: 洗い出した問題点を基に、理事会として「管理会社変更を検討する」という方向性で合意を形成します。

ステップ2：候補会社の選定と比較準備

次に、新しいパートナーとなる管理会社の候補を探します。

【プロの視点】見積もり依頼は2〜3社に絞り込むのが成功の鍵。多数への依頼は管理会社の負担を増やし、かえって質の高い提案を得にくくします。

管理会社は、正確な見積もりを作成するために、現地調査や協力会社との打ち合わせなど、多大な労力をかけます。組合側の要望が強すぎると、管理会社から敬遠される恐れがあります。例えば、5社も6社も相見積もりを取ろうとすると、敬遠されてしまい、本命の会社が参加してくれないという事態も起こりえます。管理会社側は、管理委託内容の精査および会計状況、1棟全体の管理費等の見積もり作成をするには3－4回ほど現地に足を運び、清掃会社、EV点検、消防、警備など多岐にわたって外注先会社との打ち合わせを行ったうえで理事会数名との面談も数回こなすため労力がかかります。特に、自主管理のような20戸-40戸程度の小規模マンションでは、管理会社が積極的に管理を取得しようとはしません。結論として、2-3社での相見積もりに対しては参加しやすいため、事前に評判や実績を調査し、有望な2〜3社に絞って依頼するのが賢明です。

見積もりを依頼する際は、各社が同じ土俵で比較できるよう、以下の資料を準備し、統一した条件を提示することが不可欠です。これにより、新会社が現在のサービスレベルを正確に理解し、「同等以上のサービスを提供できるか」を適切に見積もることができます。

• 現行の管理委託契約書（委託範囲・業務内容・報告要件などは開示必須。月額費用は参考としてマスク可だが、業務項目との対応関係は明確に示すこと）
• 重要事項説明書
• 直近の総会資料（事業報告、決算書、予算案）
• 長期修繕計画書
• 各種点検報告書

ステップ3：プレゼンと見積書の比較検討

各社から提出された見積書と、理事会向けに行われるプレゼンテーションを基に、比較検討を行います。

ここで注意すべきは、「一式」という項目です。内訳が不明瞭な見積書は透明性に欠け、後々のトラブルの原因になります。

（避けるべき記載例） ・管理業務委託費：一式 500,000円／月

表が表示されない場合のテキスト代替: 避けるべき記載例: 管理業務委託費: 一式 500,000円／月。

必ず、事務管理業務費、管理員業務費、清掃業務費、設備管理業務費など、項目別の詳細な内訳が記載された見積書の提出を求めましょう。費用だけでなく、担当者の人柄や提案力、緊急時対応の体制なども含めて総合的に評価します。項目別の明細を要求することが透明性を確保する上で重要です。

ステップ4：新管理会社との契約内容の最終確認

候補となる会社を1社に絞り込んだら、契約を締結する前に、提示された管理委託契約書の案を精査します。特に以下の点は、専門家の助言も得ながら慎重に確認すべきです。

• 業務の範囲と内容が、見積もり時の提案と合致しているか
• 解約の申し入れに関する条項（期間、方法など）
• 管理費等の滞納者への督促業務の詳細
• 善管注意義務や損害賠償に関する規定

ステップ5：総会での決議と区分所有者への説明

新管理会社の候補と契約内容案が固まったら、管理組合の総会に議案として上程し、変更の承認を得ます。これが最終的な意思決定の場です。総会は定期総会または臨時総会のいずれかで開催可能です。
総会では、以下の点を明確に説明し、組合員の理解と合意を得ることが重要です。

• なぜ管理会社を変更する必要があるのか（現状の課題）
• どのように新会社を選んだのか（選定プロセスと評価基準）
• 変更によって何がどう変わるのか（新旧サービスの比較、費用の増減）
• 今後のスケジュール

ステップ6：現管理会社への書面による解約通知

総会で変更議案が可決された後、速やかに現管理会社に対し、内容証明郵便など記録が残る方法で「書面による解約通知」を行います。通知日と契約終了日を明確に記載し、正式な手続きとして進めます。

ステップ7：新旧管理会社間の業務引き継ぎ

契約終了日までの3ヶ月間（契約書による）で、新旧管理会社間の業務引き継ぎが行われます。管理組合は、この引き継ぎが円滑に進むよう、監督役を担います。
主な引き継ぎ事項は以下の通りです。

• 管理組合の印鑑、通帳、鍵など
• 会計関連データ（管理費・修繕積立金の出納帳など）
• 組合員名簿、駐車場契約者リストなど
• 設計図書、過去の修繕履歴、点検報告書など
• 理事会審議中の議題や進行中の業務内容（新フロント担当者の出席による共有を含む）

この引き継ぎが滞ると、管理業務に空白期間が生まれ、居住者に多大な迷惑をかけることになります。

管理会社変更で起こりうる4つのデメリットと対策

管理会社の変更はメリットばかりではありません。起こりうるデメリットを事前に理解し、対策を講じることで、失敗のリスクを最小限に抑えられます。

デメリット1：管理品質の一時的な低下・継続性の喪失

新会社がマンションの特性や居住者の状況を把握するまでには、一定の時間がかかります。そのため、移行直後は一時的に管理の質が低下する可能性があります。また、旧会社で進んでいた修繕計画の検討などが、中断してしまうリスクもあります。

【対策】
引き継ぎ期間中に、新旧の担当者間で十分な情報共有が行われるよう、管理組合が積極的に関与することが重要です。また、新会社選定の際に、現在のサービスレベルを維持・向上できるかを厳しくチェックする必要があります。新管理会社が旧会社とは異なるサービスを提供することで、結果的に管理品質が向上する可能性も十分にあります。これにより、デメリットをポジティブな変化に転換できます。

デメリット2：会計データの引き継ぎ遅延と事務負担の増大

最もトラブルになりやすいのが、会計データの引き継ぎです。これがスムーズに行われないと、管理費の請求が遅れたり、決算業務に支障をきたしたりします。また、変更プロセス全体を通じて、理事会の役員には資料作成や連絡調整など、通常業務に加えて大きな事務負担がかかります。

【対策】
新会社選定の際、追加費用の項目（例: 初期登録費用など）とその妥当性を確認しましょう。この費用が不当に高額でないか、見積もり段階で詳細に検証することがトラブル回避策になります。また、引き継ぎスケジュールを事前に詳細に決め、新旧両社と合意しておくことが不可欠です。

デメリット3：管理委託費が増加する可能性

管理品質の向上を求めて会社を変更した結果、管理委託費が以前よりも高くなるケースは少なくありません。特に、これまでが安すぎた場合や、人員配置を手厚くした場合などは、コストアップは避けられないことがあります。

【対策】
費用が増加する場合、それがサービスの質の向上に見合った「投資」なのか、単なる値上げなのかを冷静に判断する必要があります。単なるコスト増ではなく、質の高いサービスや付加価値に対する投資である可能性を考慮し、費用対効果を総会で組合員にきちんと説明し、納得を得ることが大切です。

デメリット4：理事会や居住者間のトラブル発生

「変更してかえって悪くなった」という不満や、「前の会社の〇〇さんの方が良かった」といった声が居住者から上がり、理事会への批判につながることがあります。特に、引き継ぎの不手際で居住者に迷惑がかかると、変更を主導した理事会の責任が問われかねません。

【対策】
変更プロセスをできるだけ透明化し、理事会だけでなく一般の組合員にも進捗をこまめに報告することが、不信感を生まないために重要です。総会での十分な説明と質疑応答を通じて、組合全体の合意を形成しながら進める姿勢が求められます。特に注意: 管理会社変更の検討を「コンサルティング会社」や「外部アドバイザー」に依頼する場合、当該企業が管理会社の紹介や仲介で報酬を得る構造になっていないか確認してください。報酬が「当該管理会社との契約成立時に初めて発生する成功報酬型」である場合、助言内容に利益相反が生じる可能性があります。管理組合の独立的判断を損なわないよう、複数の専門家（弁護士、マンション管理士）に相談することをお勧めします。

管理会社変更を成功させるための6つの重要ポイント

これまでの内容を踏まえ、管理会社変更を成功に導くための特に重要なポイントを6つにまとめました。

1. 課題の客観化：感情論ではなく、「契約内容と事実の相違」など具体的なデータを基に問題点を整理する。
2. 法と規約の遵守：お手元の「管理委託契約書」と「管理規約」を熟読し、解約通知期間や決議要件を厳守する。
3. 比較検討の徹底：費用だけでなく、業務内容、提案力、担当者の質を多角的に評価する。見積もりは必ず詳細な内訳付きで取得する。
4. 合意形成の重視：理事会内はもちろん、総会での説明を通じて、全区分所有者の理解と納得を得る努力を惜しまない。
5. 引き継ぎの監督：新旧管理会社任せにせず、管理組合が主導して引き継ぎスケジュールを管理し、実行を監督する。
6. 専門家の活用：手続きの重要な局面では、マンション管理士や弁護士などの専門家に相談し、客観的なアドバイスを求める。

管理会社の変更に関するよくある質問（FAQ）

Q1. 変更にかかる期間はどれくらいですか？

A1. 理事会での検討開始から新管理会社での業務開始まで、一般的に1年から1年半程度を見込むのが現実的です。特に、候補会社の選定と比較検討、そして組合内での合意形成に時間がかかります。解約通知から契約終了までの最低3ヶ月間も考慮に入れる必要があります。

Q2. 費用は誰が負担するのですか？

A2. 管理会社の変更手続き自体に直接かかる費用（例：内容証明郵便代、総会資料印刷費など）は、管理組合の運営費（管理費）から支出されます。新管理会社から初期費用を請求される場合もありますが、その妥当性は契約前に慎重に検討すべきです。

Q3. 良い管理会社の選び方がわかりません。

A3. 注意: 国土交通省が推奨する「マンション管理適正評価制度」は、管理組合の管理状況を自己評価する制度であり、管理会社そのものを評価する制度ではありません。管理会社を選定する際には、この制度結果に依存するのではなく、貴組合のニーズに合わせて直接比較検討することが重要です。以下の点をチェックすることをお勧めします。

• 実績：あなたのマンションと類似の規模・形態の物件の管理実績が豊富か。
• 担当者（フロントマン）：一人の担当者が抱える物件数が多すぎないか。専門資格（管理業務主任者、マンション管理士など）を保有しているか。
• 財務の健全性：会社の財務状況は安定しているか。
• 提案力：現状維持だけでなく、管理の質向上やコスト削減に向けた具体的な提案をしてくれるか。
• 透明性：提示資料が詳細か。「一式」表記ではなく、事務管理費、管理員費、清掃費などの項目別内訳が明記されているか。

まとめ：慎重な計画がトラブルなき移行の鍵

管理会社の変更は、マンションの資産価値を維持・向上させるための強力な選択肢です。しかし、その成功は、いかに慎重に計画を立て、法的なルールと実務上の手順を遵守できるかにかかっています。

現状の課題整理から始まり、適切な候補会社の選定、透明性の高い比較検討、そして組合全体の合意形成を経て、滞りのない業務引き継ぎに至るまで、どのステップも省略することはできません。特に、デメリットやリスクを事前に認識し、対策を講じておくことが、予期せぬトラブルを防ぎ、スムーズな移行を実現する鍵となります。

管理会社の変更は、管理組合にとって一大プロジェクトです。特に契約内容の確認や総会決議など、法的な判断が求められる局面では、必ずマンション管理士や弁護士といった専門家の助言を求めることを強くお勧めします。法的専門家（管理士、弁護士等）に相談することの重要性を再度強調し、特に管理組合の意思決定に関わる重要な局面では、専門家の助言が不可欠です。専門家の客観的な視点を加えることで、より安全かつ確実に、管理組合の利益となる選択ができるはずです。

免責事項

本記事は、マンション管理会社の変更に関する一般的な情報提供を目的としており、特定の案件に対する法的助言ではありません。個別の状況に対応するものではなく、この記事に基づくいかなる行動の結果についても、当方は一切の責任を負いかねます。

本記事は一般情報であり、個別管理組合の管理規約・契約書に基づくご判断ではありません。手続き上の重要な判断（特に総会決議要件、解約通知期間、費用の妥当性評価）については、弁護士またはマンション管理士といった資格を有する専門家に必ずご相談ください。非弁行為の誤解を避けるため、本記事の記述に基づいて管理組合が独断で判断・実行することはお控えください。

管理会社の変更手続きを進める際には、必ずご自身のマンションの管理規約および現行の管理委託契約書の条項をご確認ください。また、区分所有法や関連法規は改正される可能性がありますので、最新の法令情報をご確認いただくとともに、必要に応じて弁護士やマンション管理士などの専門家にご相談ください。

参考資料

• 国土交通省「マンション標準管理規約（単棟型）」
  https://www.mlit.go.jp/jutakukentiku/house/jutakukentiku_house_tk5_000052.html
• 国土交通省「マンション標準管理委託契約書」
  https://www.mlit.go.jp/jutakukentiku/house/jutakukentiku_house_tk5_000053.html
• e-Gov法令検索「建物の区分所有等に関する法律」
  https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=337AC0000000069
• e-Gov法令検索「マンションの管理の適正化の推進に関する法律」
  https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=412AC0000000149
• 国土交通省「マンション標準管理規約」
  https://www.mlit.go.jp/jutakukentiku/house/mansionkiyaku.html
  （令和7年改正版・施行予定2026年4月1日）