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マンションWEB総会と議決権行使システムの導入ガイド：法的リスクを回避するための実践的解説

【重要】本記事の時間軸について

本記事は2025年12月22日時点の情報に基づいています。以下の法令改正が予定されており、記事内容にも影響します：

• 改正区分所有法施行日：2026年4月1日（出典：国土交通省、[7][11]）。これにより、電子投票の法的根拠が強化され、管理規約改正の手続負担が軽減される見込みです。
• マンション標準管理規約改正適用：2026年4月1日以降（出典：[11]）。

現時点（2025年12月）での規約改正手続と、施行後の運用では、必要な手続が一部異なる可能性があります。導入計画を立案する際は、必ず最新の国交省見解を確認してください。

マンション総会の参加率低下や役員の負担増に悩んでいませんか。解決策として注目されるのが、スマホからも投票できる「WEB総会」と「議決権行使システム」です。しかし、手軽さの裏には「なりすまし」のリスクや、議決の「法的有効性」という見過ごせない課題が潜んでいます。安易なシステム導入は、総会決議が無効になるという最悪の事態を招きかねません。

この記事では、宅地建物取引士の知見を活かし、マンション管理組合の役員の皆様がWEB総会の議決権行使システムを安心して導入できるよう、法的根拠から具体的な選定方法、導入手順までを網羅的に解説します。最新の法令や国土交通省のガイドラインに基づき、特に重要な「なりすまし防止」と「法的有効性」の確保に焦点を当てます。

この記事を読めば、自組合の規模や実態に合ったシステムを選び、法的なリスクを回避しながら総会運営を効率化するための、現実的な第一歩を踏み出せるはずです。

導入：WEB総会と電子投票がなぜ今、必要なのか？

近年、多くのマンション管理組合で、総会への参加率低下が深刻な問題となっています。組合員の高齢化や共働き世帯の増加など、ライフスタイルの多様化により、平日の日中や特定の日に開催される総会への出席が困難な人が増えているためです。

この課題を解決する手段として、WEB総会やスマホを使った議決権行使システム（電子投票）の導入が注目されています。場所や時間を選ばずに総会に参加・投票できるため、参加率の向上や総会運営の効率化が期待できます。

しかし、その一方で新たな課題も生まれています。

• なりすましリスク： 第三者が組合員になりすまして投票する危険性。
• 法的有効性の確保： 電子的な投票が、法的に有効な議決権行使として認められるための要件は何か。

これらの課題を軽視してシステムを導入すると、総会の決議が後から無効と判断されるリスクがあります。本記事では、これらのリスクを適切に管理し、WEB総会を成功させるための知識と手順を詳しく解説します。

背景知識：WEB総会の3方式と法的有効性の根拠

WEB総会での議決権行使には、主に3つの方式があります。それぞれの特徴と、議決の法的有効性を支える法律について正しく理解することが、システム選定の第一歩です。

WEB総会の3つの方式

WEB総会は、オンラインでの参加方法によって、法律上の扱いが異なる3つの方式に大別されます。

※表禁止媒体では、以下テキスト代替：方式、概要、議決権行使の方法、法律上の扱いをリスト形式で読み替えてください。

方式	概要	議決権行使の方法	法律上の扱い
① 傍聴型	Web会議システムは視聴（傍聴）のみ。	事前に議決権行使書または委任状を提出する。	Web参加者は以下のいずれかの扱いとなります： – 事前に議決権行使書または委任状を提出した場合：その投票は区分所有法第39条第1項の定足数・議決権数に算入される（実質的に「出席」として機能）（出典：国土交通省「IT を活用した総会・理事会の開催に関する Q&A」[2][15]）。 – 事前提出なく当日視聴のみの場合：法律上「傍聴者」扱いとなり、定足数に含まれない。
② 参加型（ハイブリッド型）	リアルとWeb会議で同時開催。Webからの発言・議決権行使も可能。	その場でリアルタイムに議決権を行使する。	Web参加者も「出席者」として扱われる。ただし、現行（2025年12月時点）では、各マンションの管理規約で電子的方法による議決権行使を明記することが実務的に推奨される（法的には区分所有法第39条で可能だが、紛争予防のため）。改正法施行後（2026年4月1日以降）には、マンション標準管理規約の改正により、電子投票が一層明確に位置づけられ、規約改正の手続負担が軽減される見込み（※規約による定めが推奨）。
③ 電子投票システム型	一定の投票期間を設け、オンラインでいつでも投票できる。	期間内に専用の議決権行使システムで投票を完了させる。	電子的に行使した者も「出席者」として扱われる（※現行では規約による定めが推奨され、2026年4月施行後には必須性が緩和の見込み）。

① 傍聴型は、最も手軽に始められる方式です。国土交通省のQ&Aでも「区分所有者等が事前に議決権を行使したうえで、総会の動画を傍聴することはできる」（出典：国土交通省「IT を活用した総会・理事会の開催に関する Q&A」[15]）と示されており、特別な規約改正なしに実施しやすい点がメリットです。ただし、Webからの参加者は議論には参加できず、あくまで傍聴に留まります。

② 参加型と③ 電子投票システム型は、オンラインでの議決権行使を可能にすることで、組合員の利便性を大きく向上させます。しかし、これらの方式で投じられた一票を法的に有効なものとするためには、後述する法律の要件を満たす必要があります。

法的有効性を担保する2つの法律

オンラインでの議決権行使の有効性を支えるのは、「区分所有法」と「電子署名法」です。

1. 区分所有法：電子的方法による議決権行使の許容

建物の区分所有等に関する法律（区分所有法）では、集会の決議は区分所有者および議決権の各過半数で決するのが原則です（同法第39条第1項）。ただし、規約に別段の定めがあるときは、この限りでないとされています。

2025年5月に成立した改正区分所有法（2026年4月1日施行予定）により、「電子的方法による議決権行使」が第39条関連で明確に認められる規定が盛り込まれました。これにより、普通決議（区分所有者および議決権の各過半数）および特別決議（区分所有者および議決権の各4分の3以上。ただし建替え決議は各5分の4以上）の両方で、電子的方法の適用範囲が拡大します。ただし、個別のマンション管理規約が優先されるため、規約で「電磁的方法によって議決権を行使した者は、集会に『出席した組合員』とみなす」旨を定めることが実務的に推奨されます。これにより、WEB投票も有効な一票として定足数および議決権数に算入できます。

（記載例）マンション標準管理規約 第47条10項 10　組合員は、書面又は代理人による議決権行使に代えて、電磁的方法（・・・）によって議決権を行使することができる。

2. 電子署名法：投票が「本人」によるものであることの証明

なりすましを防ぎ、その投票が確かに本人によるものであることを証明するのが、電子署名及び認証業務に関する法律（電子署名法）の役割です。同法第2条（定義）および第3条（真正な成立の推定）に基づき、以下が担保されます：

• 第2条：「電子署名」とは、本人の意思に基づき行われた措置であることの確認に用いられるもの。
• 第3条：当該電子署名が付された場合、「真正に成立したものと推定」される（出典：e-Gov法令検索）。

これは、簡単に言うと「適切な方法で行われた電子署名がある電子文書は、本人が作成し、改ざんされていないものと法的に推定される」ということです（同法第3条）。多くの議決権行使システムは、この法律の要件を満たす認証機能を備えることで、投票の信頼性を担保しています。個別の規約に優先するものではなく、一般的な解釈として参考にしてください。

手続・対応ステップ：システム選定から導入まで

法的背景を理解した上で、次は自組合に合った議決権行使システムを選び、導入する具体的なステップに進みましょう。

自組合に合うシステムの選び方【3方式比較】

どの方式が良いかは、組合の規模、予算、組合員のITリテラシーによって異なります。以下の比較表を参考に、最適な方式を検討してください。

※表禁止媒体では、以下テキスト代替：比較項目、①傍聴型、②参加型（ハイブリッド型）、③電子投票システム型をリスト形式で読み替えてください（例: メリット – ①傍聴型: 低コストで手軽、総会不成立リスクが低い）。

比較項目	① 傍聴型	② 参加型（ハイブリッド型）	③ 電子投票システム型
メリット	・低コストで手軽 ・総会不成立リスクが低い	・議論が活性化しやすい ・臨場感がある	・時間や場所の制約がない ・参加率向上が最も期待できる
デメリット	・議論に参加できない ・意見交換ができない	・通信障害で議決権を失うリスク（※通信障害時は書面投票への切り替えを規約で定め、運営ガイドを準備） ・議事進行が煩雑になりやすい（※多数同時発言時の本人確認と進行スキルが必要）	・議論の場が別途必要 ・初期設定や組合員への説明に手間がかかる
コスト（目安）	低 （数万円～）	中 （10万円～）	高 （数十万円～）
組合員のITリテラシー	低	中	中～高
なりすまし対策	書面で本人確認	二要素認証等が強く推奨	二要素認証等が必須

特に20～40戸程度の小～中規模マンションでは、コストと運用負荷のバランスが重要です。「電子投票システム型」は高機能ですが、全組合員が使いこなせるか、費用対効果は見合うかを慎重に判断する必要があります。まずは手軽な「傍聴型」から試してみるのも一つの手です。

導入を成功させる実践ロードマップ

1. 【準備期間】規約の確認と改定案作成（～3ヶ月前）
   • 現在の管理規約で電子的方法による議決権行使が認められているか確認（普通決議または特別決議の要件を考慮）。
   • 認められていない場合、弁護士やマンション管理士に相談し、規約変更案（普通決議・特別決議のいずれに適用するか等）を作成する。
   • 導入したいシステムの方式と大まかな予算を検討する。
2. 【総会決議】規約変更の承認（総会当日）
   • 通常総会または臨時総会にて、規約変更議案を上程し、特別決議（原則、組合員総数及び議決権総数の各4分の3以上）で承認を得る（普通決議/特別決議の該当を確認）。
3. 【業者選定】見積もり取得と比較検討（決議後～2ヶ月）
   • 複数のベンダーから見積もりを取得。機能、セキュリティ、サポート体制を比較する。
   • 【要注意】小～中規模マンションでは、見積もり依頼は2～3社に絞るのが賢明です。（理由は後述）
4. 【導入・周知】契約と組合員への説明（～1ヶ月前）
   • ベンダーと契約し、システムを導入。
   • 組合員向けに説明会を開催し、操作方法や注意点を周知徹底する。特にITに不慣れな方への丁寧なフォローが成功の鍵です。
5. 【本番運用】WEB総会の実施
   • 初めてのWEB総会を実施。トラブルに備え、管理会社やベンダーとの連携体制を整えておく。

FAQ：よくある質問

WEB総会の議決権行使システム導入に関して、よく寄せられる質問にお答えします。

Q1. スマホやPCを持っていない組合員はどうすればよいですか？

A1. WEB総会を導入する場合でも、従来通りの書面による議決権行使や委任状の提出も必ず併用してください。全ての組合員が議決権を行使できる機会を確保することが、総会の正当性を保つ上で不可欠です。

Q2. WEB総会で建替えなどの特別決議を行うことはできますか？

A2. 可能です。 ただし、そのためには「電子的方法による議決権行使を定足数および議決権数に算入する」ことを管理規約で明確に定めている必要があります。法的要件が厳格になるため、規約変更の際は必ず弁護士やマンション管理士などの専門家に相談してください。普通決議または特別決議のいずれに該当するかを確認し、最新の国交省Q&Aを参照。

Q3. システム導入の費用はどのくらいかかりますか？

A3. 方式やマンションの規模、必要な機能によって大きく異なります。シンプルな「傍聴型」であれば数万円から可能ですが、セキュリティ機能が充実した「電子投票システム型」の場合、初期費用と月額利用料で年間数十万円以上かかることもあります。まずは複数のベンダーから見積もりを取り、費用対効果を比較検討することが重要です。

実務ヒント：リスク対策と小規模マンションの注意点

ここでは、システム導入を成功させるための、より実践的なヒントをお伝えします。

スマホ投票の「なりすまし」を防ぐには？

なりすまし防止の鍵は「二要素認証（2FA）」です。これは、以下の3つの要素のうち、異なる2つを組み合わせて本人確認を行う仕組みです（出典：総務省「国民のための情報セキュリティサイト」[8]）。

• 知識情報： パスワード、PINコードなど本人だけが知っている情報
• 所持情報： スマートフォン、ICカードなど本人が持っている物
• 生体情報： 指紋、顔など本人の身体的特徴

スマホでの投票では、「スマホを持っていること（所持情報）」と「パスワードを知っていること（知識情報）」を組み合わせるのが一般的です。これにより、万が一パスワードが漏洩しても、スマホ自体がなければ不正ログインを防ぐことができ、なりすましリスクを大幅に低減できます。

二要素認証の実効性と限界

二要素認証は、単一要素の盗難・盗聴に対する防御として有効です。しかし以下の限界があります：

• スマートフォン紛失時：組合員側の対応（落とし物報告、アカウント一時停止）が並行必須。
• 生体認証：顔認証・指紋の偽造技術の進化に追従が必要。
• フィッシング詐欺：本人がシステムに直接入力する行為そのものを防ぐわけではない（出典：[4][16]）。

したがって、二要素認証導入の効果を最大限に引き出すためには、組合員向けのセキュリティ研修（定期的なメール確認、不審メール報告体制の整備）を組み合わせることが必須です。また、投票の正確性に関する問題（無効票・疑問票発生）も考慮し、システム選定時に不正検知サービスを併用することを検討してください。二要素認証も100%安全とは言い切れません。組合員自身にもパスワードの使い回しをしない、不審なメールを開かないといったセキュリティ意識を持ってもらうための啓発活動も重要です。

【20～40戸向け】過度な見積もり依頼が招く失敗

WEB総会システムの導入を検討する際、多くの管理組合が「できるだけ多くの会社から見積もりを取ろう」と考えがちです。しかし、特に20～40戸程度の小～中規模マンション（自主管理の場合）では、これが逆効果になるケースが少なくありません。

【実務家の視点】
管理会社にとって、一つの管理組合から見積もり依頼を受けると、管理委託内容の精査、会計状況の確認、清掃や各種点検（例: EV点検、消防、警備）など多岐にわたる外注先との調整、現地調査など、膨大な手間と時間がかかります。具体的には、3～4回ほど現地に足を運び、理事会数名との面談も数回こなす必要があります。5社も6社も相見積もりを取ろうとする組合に対しては、受注できる可能性が低いと判断し、誠実な提案を敬遠する管理会社も少なくありません。 タワーマンションなど規模が大きい場合は別ですが、小規模では管理会社が積極的に管理を取得しようとはしません。

管理会社の協力なくして、システムの円滑な導入・運用は不可能です。良好な関係を築き、親身なサポートを得るためにも、見積もり依頼は信頼できそうな2～3社に絞り込むことを強く推奨します。事前に組合内で要件をしっかり固め、的を絞って相談することが、結果的に良い提案を引き出す近道となります。管理委託費の見積もりでは、各項目（例: 清掃費、点検費）を明確にし、「一式」などの大まかな表現を避けてください。

例えば、電子投票システムの実績として、2023年10月時点で利用者500万人以上、総会8,000回実施の事例があります（出典：FR-020、[10]）。これを参考に、自組合の規模に合った導入を検討してください。

まとめ：法的リスクを避け、賢くシステムを導入するための最終確認

WEB総会と議決権行使システムの導入は、マンション管理のあり方を大きく変える可能性を秘めています。成功の鍵は、利便性の追求とリスク管理のバランスです。最後に、導入に向けて確認すべき重要ポイントをまとめます。

• ☑ 法的有効性の確保が最優先
  • 「参加型」や「電子投票システム型」を導入する際は、必ず管理規約に電子的方法による議決権行使を認める条項を追加する（特別決議が必要、現行では推奨）。
• ☑ なりすまし対策は必須
  • 二要素認証など、電子署名法（第2条、第3条）の趣旨に沿った本人確認機能を備えたシステムを選定する。
• ☑ 自組合の「身の丈」に合った方式を選ぶ
  • 組合員のITリテラシーや予算を考慮し、傍聴型・参加型・電子投票システム型から最適なものを選ぶ。
• ☑ 管理会社は「パートナー」
  • 小～中規模マンションでは、過度な相見積もりは避け、2～3社に絞って相談し、協力関係を築く。

これらのポイントを押さえ、まずは管理規約の確認から第一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。不明な点や法的な判断に迷う場合は、必ずマンション管理に詳しい弁護士やマンション管理士などの専門家に相談してください。

【公式情報源】本記事の根拠となる公式資料

本記事の内容は、以下の公式ページ・文献に基づいています。

• 国土交通省「マンション標準管理規約」
  https://www.mlit.go.jp/jutakukentiku/house/mansionkiyaku.html
  特に「令和7年マンション標準管理規約の改正について」の詳細ページ
• e-Gov法令検索「建物の区分所有等に関する法律」
  https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=337AC0000000069
  [令和7年改正版]

最新の法令改正・施行情報は、必ず上記公式ページで確認してください。

免責事項

本記事は、WEB総会および議決権行使システムの導入に関する一般的な情報提供を目的として作成されたものであり、個別の事案に対する法律的・専門的な助言を行うものではありません。

本記事の内容の正確性については万全を期しておりますが、法令や各種ガイドラインの改正等により、情報が最新でなくなる可能性があります。実際にシステムを導入される際は、必ず最新の法令、国土交通省の公式見解（「IT を活用した総会・理事会の開催に関する Q&A」等）、およびご自身のマンション管理規約をご確認ください。

【弁護士相談の必須性】

本記事の内容は情報提供目的です。ご自身のマンションで実際に導入する際は、管理規約の解釈、現行法適用の妥当性、特別決議の進め方について、必ずマンション管理に詳しい弁護士またはマンション管理士に個別相談してください。本記事の内容に基づき措置を講じたことで生じた損害について、当サイト及び著者は責任を負いません。規約の解釈や変更、その他法的な判断が必要な場合は、必ず専門家にご相談ください。本記事の情報を利用した結果生じたいかなる損害についても、当サイトは一切の責任を負いかねますので、あらかじめご了承ください。

参考資料

• 国土交通省「ITを活用した総会・理事会の開催に関するＱ＆Ａ」（令和3年4月改訂版）（https://www.mlit.go.jp/jutakukentiku/house/content/001401124.pdf）
• 国土交通省「住宅：マンション標準管理規約」（https://www.mlit.go.jp/jutakukentiku/house/mansionkiyaku.html）
• 電子署名及び認証業務に関する法律（電子署名法）（https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=412AC0000000102）
• 建物の区分所有等に関する法律（区分所有法）（https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=337AC0000000069）
• 総務省「国民のための情報セキュリティサイト」二要素認証（ https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/security/cmn/15.html ）
• 総務省「電子投票システムに関する技術的条件について」（https://www.soumu.go.jp/main_content/000092497.pdf）