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マンション電子投票システムの導入コストと進め方：小規模マンション向け徹底ガイド

マンション総会の議決権行使書の回収と集計、毎年大変な思いをしていませんか？「スマホで投票できたら楽なのに…」という住民の声と、役員の負担軽減を両立する解決策が「電子投票システム」です。しかし、導入にはコストがかかるため、費用対効果や具体的な進め方がわからず、二の足を踏んでいる管理組合も多いでしょう。

結論から言えば、マンションの電子投票システムは、小規模マンションであれば年間数万円からのコストで導入が可能です（出典：e-tohyo.com）。この記事では、宅地建物取引士の視点から、電子投票システムの導入コストの内訳、費用を抑えるポイント、そして失敗しないための導入プロセスを、法的な根拠に基づいて徹底解説します。この記事を読めば、あなたのマンションに最適なシステム導入の道筋が見えてくるはずです。

なぜ今、電子投票システムが注目されるのか？紙集計の手間から解放されよう

マンション総会の電子化は、単なる効率化だけでなく、組合運営の質を向上させる重要な一手として注目されています。役員の負担軽減と住民の利便性向上は、持続可能なマンション管理に不可欠です。

理事会の悲鳴「議決権行使書の集計が大変すぎる…」

「総会前の1ヶ月は、議決権行使書の回収と集計作業で毎週末が潰れてしまう…」これは、多くのマンション役員が抱える共通の悩みです。

• 未提出者への催促連絡
• 手書き文字の判読ミス
• 賛否の集計と議決権割合の計算
• 保管と管理の手間

これらの手作業は膨大な時間を要し、精神的な負担も大きいのが実情です。電子投票システムは、これらの集計作業を自動化し、役員の負担を劇的に軽減します（出典：it-trend.jp/questionnaire_system/13980）。

住民の利便性向上と参加率アップへの期待

若い世代を中心に、「なぜスマホで投票できないのか」という声は年々高まっています。電子投票は、時間や場所を選ばず、スマートフォンやパソコンから手軽に議決権を行使できるため、住民の利便性を大きく向上させます。

結果として、これまで総会に関心の薄かった層の参加を促し、総会出席率や議決権行使率の向上が期待できます。これは、管理組合の意思決定における正当性を高める上でも非常に重要です。

法改正が後押しする総会のDX（区分所有法改正の見込み）

現在、区分所有法の改正が検討されており、集会の決議の円滑化が大きなテーマの一つです（2025年改正の見込みが検討中）。現行法でも電子投票は可能ですが、法改正によりその位置づけがより明確化され、導入のハードルが下がることが期待されています。国もマンション管理のDX（デジタルトランスフォーメーション）を後押ししており、電子投票システムの導入は時代の流れに沿った取り組みと言えるでしょう（出典：note.com/ogaware/n/nf335e179be3d）。

【結論】電子投票システムの導入コストは「初期費用＋運用費用」で決まる

マンション向け電子投票システムの導入コストは、大きく分けて「初期費用」と「運用費用」の2つで構成されます。料金体系は、システムの提供形態によって大きく変動します。

コストの全体像：クラウド型かカスタマイズ型かで大きく変動

システムの提供形態は、主に2種類に分けられます。

• クラウド型（SaaS型）:
  • 特徴: ベンダーが提供する既存のシステムを、インターネット経由で利用する形態。
  • コスト: 初期費用・運用費用ともに安価な傾向。
  • 向いている組合: 小〜中規模マンション、標準的な機能で十分な組合。
• カスタマイズ型（オンプレミス型など）:
  • 特徴: マンション独自の要望に合わせてシステムを個別に開発・構築する形態。
  • コスト: 初期費用・運用費用ともに高額になる。開発に数百万円かかるケースも。
  • 向いている組合: 大規模タワーマンション、複雑な議決権計算や独自の機能が必要な組合。

近年の主流は、低コストで迅速に導入できるクラウド型です。本記事でも、主にクラウド型を念頭に解説を進めます。

【料金イメージ】小規模マンションなら年間数万円から導入可能

多くの管理組合にとって最も気になるのが具体的な金額でしょう。クラウド型サービスの場合、コスト感は以下のようになります。

• 初期費用: 20,000円～50,000円程度
• 年間運用費用: 50,000円～（40戸規模の場合）

（出典：e-tohyo.com / it-trend.jp/questionnaire_system/13980）

サービスによっては、戸数に応じた従量課金プランや、総会の開催回数ごとの支払いプランが用意されている場合もあります。まずは複数のベンダーから資料を取り寄せ、自らのマンションの規模に合った料金プランを比較することが重要です。

費用の内訳を徹底解説！初期費用とランニングコスト

システムの導入費用を検討する際は、表面的な価格だけでなく、その内訳を正確に把握することが不可欠です。ここでは、初期費用、運用費用、そして見落としがちな「隠れコスト」について詳しく見ていきましょう。

初期費用：システム設定費、アカウント発行費など

導入時に一度だけ発生する費用です。

項目	内容	費用目安
初期設定費用	組合情報、組合員名簿などの基本情報をシステムに登録する作業費	20,000円～50,000円
アカウント発行費	各組合員がログインするためのID/パスワードを発行する費用	費用に含まれることが多い
導入サポート費	操作説明会や導入コンサルティングなど（オプションの場合が多い）	別途見積もり

表が表示されない場合、項目:内容:費用目安の形式で読み替えてください。初期設定費用:組合情報、組合員名簿などの基本情報をシステムに登録する作業費:20,000円～50,000円 / アカウント発行費:各組合員がログインするためのID/パスワードを発行する費用:費用に含まれることが多い / 導入サポート費:操作説明会や導入コンサルティングなど（オプションの場合が多い）:別途見積もり。

多くのクラウド型サービスでは、シンプルなプランであれば初期費用を低く抑えています。

月額・年額の運用費用：システム利用料、サポート費

導入後、継続的に発生する費用です。多くは年単位の契約となります。

項目	内容	費用目安
システム利用料	システムのサーバー利用料、メンテナンス費用など	50,000円～（年額）
サポート費用	電話やメールでの問い合わせ対応にかかる費用	基本料金に含まれることが多い
議案登録費用	総会ごとに議案を設定する費用（回数に応じて変動する場合も）	基本料金に含まれることが多い

表が表示されない場合、項目:内容:費用目安の形式で読み替えてください。システム利用料:システムのサーバー利用料、メンテナンス費用など:50,000円～（年額） / サポート費用:電話やメールでの問い合わせ対応にかかる費用:基本料金に含まれることが多い / 議案登録費用:総会ごとに議案を設定する費用（回数に応じて変動する場合も）:基本料金に含まれることが多い。

見落としがちな隠れコスト：規約変更の専門家報酬や郵送費併用コスト

システム利用料以外にも、導入プロセスで発生しうるコストがあります。予算計画ではこれらも考慮に入れましょう。

• 専門家への報酬:
  管理規約の変更には法的な知識が必要です。マンション管理士や弁護士に規約案の作成やリーガルチェックを依頼する場合、別途報酬が発生します。
• 紙との併用（ハイブリッド）コスト:
  高齢者などITに不慣れな住民に配慮し、当面は電子投票と従来の紙の議決権行使書を併用する「ハイブリッド型」で運用するのが現実的です。その場合、紙の印刷費や郵送費が完全にはゼロにならないことを理解しておく必要があります。

失敗しない導入プロセスの4ステップ

電子投票システムの導入は、単にシステムを契約するだけでは完了しません。管理組合内での合意形成と、法的に有効な手続きを踏むことが成功の鍵を握ります。

電子投票システムの導入には、マンション管理規約の改正が不可欠です。

ステップ1：管理組合内での合意形成と総会での決議

まずは理事会内で、電子投票システム導入の目的（役員負担軽減、住民の利便性向上など）とメリット・デメリットを共有し、導入への意思統一を図ります。その上で、導入方針と管理規約の変更案をまとめて、通常総会または臨時総会に議案として上程し、決議を得る必要があります。規約に電磁的方法に関する記載がない場合でも、四分の三以上の多数で規約変更が可能ですが、区分所有者及び議決権の各4分の3以上の多数による特別決議が必要です（区分所有法第31条）。

ステップ2：ベンダー選定と比較検討

複数のシステムベンダーから資料や見積もりを取り寄せ、機能、セキュリティ、コスト、サポート体制を比較検討します。この際、後述する「システム選定のポイント」を参考にしてください。無料トライアル期間があれば、理事会メンバーで実際に操作性を試してみることをお勧めします。トライアルでは投票人数や期間に制限がある場合が多いため、事前に確認を。

ステップ3：管理規約の変更（標準管理規約の条文例）

電子投票を導入するためには、「電磁的方法（インターネット等）によって議決権を行使できる」旨を管理規約に定める必要があります。これは区分所有法第39条第3項に基づく要件です。令和5年（2023年）改正のマンション標準管理規約モデル条文では、電子投票対応の基準が示されており、以下のような条文がモデルとして参考になります。

（記載例）マンション標準管理規約 第47条第4項 組合員は、書面による議決権の行使に代えて、電磁的方法（インターネット等）によって議決権を行使することができる。

表が表示されない場合：（記載例）マンション標準管理規約 第47条第4項 組合員は、書面による議決権の行使に代えて、電磁的方法（インターネット等）によって議決権を行使することができる。

（出典：国土交通省「マンション標準管理規約（単棟型）」）

自マンションの規約実態に合わせて、専門家（管理会社やマンション管理士）と相談しながら適切な条文案を作成しましょう。電磁的方法による決議には全員同意が必須の場合もありますが、総会開催方式では特別決議で対応可能です。

ステップ4：住民への説明会と段階的導入（ハイブリッド型）

総会で承認されたら、いよいよ導入です。全住民を対象にシステムの使い方に関する説明会を実施しましょう。特にITに不慣れな方々への丁寧なフォローが、スムーズな移行の鍵となります。

導入初年度は、従来の紙の議決権行使書と電子投票を併用する「ハイブリッド型」からスタートするのが現実的です（出典：note.com/ogaware/n/nf335e179be3d）。これにより、住民は自分に合った方法を選択でき、混乱を最小限に抑えられます。例えば、電子投票を希望する住民はアプリで投票し、紙を好む高齢者は従来通りの方法を使い、集計はシステムで統一的に処理する運用イメージです。この方式は、参加率の向上と不正防止の両立を図れます。

【超重要】システム選定と見積もり依頼で注意すべき3つのポイント

システムの導入で失敗しないためには、業者選定と見積もり依頼の進め方に実務的なコツがあります。特に管理会社との連携は重要です。

ポイント1：マンション規模に合ったシステムを選ぶ（機能とセキュリティ）

小規模マンションにもかかわらず多機能で高価なシステムは不要です。一方で、セキュリティは決して妥協してはいけないポイントです。

• 機能: 議決権行使機能のほか、アンケート機能、理事会専用モード、資料共有機能など、必要な機能を洗い出しましょう。
• セキュリティ:
  • 本人認証: なりすましを防ぐため、ID/パスワードだけでなく、ワンタイムパスワードや二要素認証など、信頼性の高い本人確認の仕組みがあるか確認します。これは、電子署名及び認証業務に関する法律の趣旨に沿った本人性の担保として有効です（出典：e-tohyo.com）。同法では、電子文書が本人の意思で作成されたことを示す要件が定められていますが、マンション電子投票の文脈では、部屋番号のみで運用可能なシステムが個人情報保護の観点から適しています。
  • 個人情報: 部屋番号だけで投票でき、氏名などの個人情報登録が不要なシステムは、プライバシー意識の高い住民にも受け入れられやすいでしょう。

ポイント2：管理会社を疲弊させない「上手な見積もり依頼」とは？

システム導入は管理会社と連携して進めることが多いため、良好な関係を築くことが成功の秘訣です。しかし、組合側の安易な行動が、管理会社を疲弊させ、かえって協力的な姿勢を失わせてしまうことがあります。

安易に5社も6社も相見積もりを依頼すると、熱心に対応してくれる会社はむしろ減ってしまう可能性があります。

特に20戸～40戸程度の中小規模マンションの場合、管理会社側から見ると、見積もり作成には下記のような多大な労力がかかります。

• 組合の運営状況や会計状況の確認
• 清掃、エレベーター保守等の既存契約の精査
• 理事会との複数回にわたる面談や調整

管理会社は、これらのために現地訪問を3～4回行い、外注先（清掃会社、EV点検、消防、警備など）との打ち合わせも複数回こなすため、労力がかかります。この労力に見合うリターンが見込めないと判断されると、丁寧な提案は期待できません。したがって、本気で検討する2～3社に絞って、誠実に見積もりを依頼するのが、良い提案を引き出すための現実的なアプローチです。見積もりは項目ごとの内訳がわかる詳細なものを求め、一式の見積もりは避けましょう。

ポイント3：法令遵守のチェックポイント（区分所有法・電子署名法）

選定するシステムが、法的な要件を満たしているかを確認することも重要です。

• 区分所有法: 前述の通り、システム導入には規約の定めが必須です。
• 電子署名法: 正式には「電子署名及び認証業務に関する法律」といいます。この法律では、電子文書が本人の意思で作成されたことを示すための要件が定められています。電子投票システムが採用している本人認証の方法が、この法律の求める「本人性」を担保する考え方に沿っているか、ベンダーに確認するとより安心です。業界ガイドラインに準拠した本人認証方式を採用しているかもチェックしましょう。

電子投票システムの費用対効果を考える

導入コストはもちろん重要ですが、長期的な視点で費用対効果（ROI）を考えることが、理事会や組合員への説得材料となります。

削減できるコスト：印刷費、郵送費、人件費

電子投票の導入によって、目に見えて削減できるコストがあります。

• 印刷費: 総会資料、議決権行使書の印刷費用
• 郵送費: 招集通知や議決権行使書の郵送費用
• 人件費（時間）: 役員が集計作業や催促連絡にかけていた時間という、目に見えない最大のコスト

（出典：it-trend.jp/questionnaire_system/13980）

これらの削減額を試算し、システムの年間運用費用と比較することで、具体的な費用対効果を組合員に示しやすくなります。

測りにくい価値：役員の負担軽減と住民満足度の向上

コスト削減以上に大きな価値が、数値化しにくいメリットです。

• 役員の負担軽減: 輪番制での役員のなり手不足解消につながる
• 迅速な意思決定: 集計が瞬時に終わるため、総会後の活動に素早く移行できる
• 住民満足度の向上: 「先進的で便利なマンション」という評価
• 資産価値の維持: 管理が適切に行われている証として、将来の売却時などにプラスに働く可能性がある

これらの定性的な価値も、導入を後押しする重要な要素です。

補助金・助成金活用の可能性も探ろう

現時点では、国が提供する「マンション電子投票システム導入」に特化した補助金は限定的です。しかし、一部の自治体では、マンション管理組合のDX化やコミュニティ活性化支援の一環として、独自の助成制度を設けている場合があります。例えば、選挙関連事業費として補助実績がある自治体もありますが、マンション専用補助は多くありません。

お住まいの自治体のホームページや、マンション管理を管轄する部署に問い合わせてみる価値はあります。導入前に最新の情報を確認してください。

よくある質問（FAQ）

高齢者が多いマンションでも導入できますか？

はい、可能です。多くの組合では、当面の間、紙の議決権行使書と電子投票を併用する「ハイブリッド方式」を採用しています。これにより、ITに不慣れな方も従来通りの方法で参加できます。丁寧な説明会や、個別のサポート体制を整えることが重要です。

セキュリティは本当に安全ですか？なりすましは防げますか？

信頼できるシステムは、複数のセキュリティ対策を講じています。IDとパスワードに加え、登録したメールアドレスに送られるワンタイムコードを入力する「二要素認証」などを採用することで、なりすましを極めて困難にしています。個人情報登録が不要なシステムを選ぶことも、リスク低減に繋がります（出典：e-tohyo.com）。

どのシステムを選べば良いかわかりません。

まずは2～3社の資料を取り寄せ、機能とコストを比較することから始めましょう。選定のポイントは、①マンション規模に合っているか、②セキュリティは信頼できるか、③サポート体制は手厚いか、の3点です。管理会社に相談し、過去に導入実績のあるシステムを推薦してもらうのも一つの方法です。

まとめ

マンションの電子投票システム導入は、役員の負担を劇的に軽減し、住民の利便性を高める、費用対効果の高い投資です。そのコストは「初期費用」と「運用費用」から成り、クラウド型であれば年間数万円から導入可能です。

導入を成功させるための要点は以下の通りです。

• コスト構造の理解: システムの価格は「クラウド型」か「カスタマイズ型」か、また戸数規模によって大きく変動することを認識する。
• 法的手続きの遵守: 必ず総会で「管理規約の変更」に関する特別決議を得る。
• 賢いベンダー選定: 安易な多社見積もりは避け、2～3社に絞って深く比較検討する。セキュリティと本人認証の仕組みは最重要チェックポイント。
• 段階的な導入: 全住民の理解を得るため、説明会を実施し、紙と併用する「ハイブリッド型」から始めるのが現実的。

紙の集計作業に追われる日々から解放され、より建設的な組合運営に時間を使いませんか。まずは情報収集から、未来のマンション管理に向けた第一歩を踏み出しましょう。

免責事項

本記事は、マンションの電子投票システム導入に関する一般的な情報提供を目的としており、特定の物件や状況における個別の法的・税務的アドバイスを提供するものではありません。
システムの導入や管理規約の変更にあたっては、必ず管理会社、マンション管理士、弁護士等の専門家にご相談ください。また、法令や制度は改正される可能性があるため、常に最新の情報をご確認ください。個別の契約内容が本記事の情報に優先します。本記事は特定のサービスを推奨するものではなく、一般情報提供を目的とします。導入時は複数ベンダーを比較してください。

参考資料

• e-doko株式会社. (n.d.). e投票. Retrieved from https://www.e-tohyo.com
• 株式会社Innovation & Co. (n.d.). e投票（株式会社e-doko）. ITトレンド. Retrieved from https://it-trend.jp/questionnaire_system/13980
• 株式会社SheepDog. (2024, February 27). e投票の評判・口コミを調査！料金や使い方も解説. Strate. Retrieved from https://strate.biz/enquete/etohyo/
• ogaware. (2024, August 28). 区分所有法改正で、マンション総会はどう変わるのか？. note. Retrieved from https://note.com/ogaware/n/nf335e179be3d
• 国土交通省. (n.d.). マンション標準管理規約（単棟型）. Retrieved from https://www.mlit.go.jp/jutakukentiku/house/jutakukentiku_house_tk5_000052.html
• 法務省. (n.d.). 法制審議会－区分所有法制部会. Retrieved from https://www.moj.go.jp/shingi1/shingi04900222.html
• 総務省. (n.d.). 電子署名・認証・タイムスタンプ. Retrieved from https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/top/ninshou-law/