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マンション理事会のオンライン化：法的根拠からツール選び、導入ステップまで

マンション理事会役員の皆様、「理事会のたびに日程調整が大変だ」「出席率が低く、なかなか話が進まない」といったお悩みを抱えていませんか。移動の手間や時間的制約から解放され、より効率的で活発な理事会運営を実現する手段として「オンライン化」が注目されています。しかし、法的に問題ないのか、どのツールを使えばいいのか、セキュリティは大丈夫か、といった不安も多いでしょう。

この記事では、宅地建物取引士の知見を活かし、マンション理事会のオンライン化における法的根拠から、具体的な導入ステップ、失敗しないための支援ツールの選び方までを網羅的に解説します。特に、導入の鍵となる管理会社との賢い連携方法にも触れ、円滑な移行をサポートします。本記事を読めば、理事会オンライン化の全体像を掴み、あなたのマンションでの導入に向けた第一歩を踏み出せるはずです。

なぜ今、マンション理事会のオンライン化が必要なのか？

多くのマンション理事会が、役員の高齢化や多忙化により、運営に課題を抱えています。オンライン化は、これらの課題を解決し、理事会をより持続可能で効果的な組織へと変革する可能性を秘めています。

理事が抱える「時間・場所・手間」の3つの課題

従来の対面形式の理事会では、役員に以下のような負担がかかりがちです。

• 時間の制約: 平日の夜や休日に開催されることが多く、仕事や家庭との両立が難しい。
• 場所の制約: 遠方に住んでいる、あるいは出張が多い役員にとって、会議室への移動が大きな負担となる。
• 手間の負担: 資料の印刷・配布、会議室の予約など、開催準備に多くの手間がかかる。

これらの負担は、役員のなり手不足や、理事会への出席率低下に直結し、結果としてマンション管理の質の低下を招きかねません。

オンライン化による運営の効率化と活性化

理事会をオンライン化することで、前述の課題を解決し、多くのメリットが期待できます。

• 出席率の向上: 自宅や外出先からでも参加できるため、時間や場所の制約が大幅に緩和されます。
• 意思決定の迅速化: 緊急の議題が発生した場合でも、臨時理事会を気軽に開催でき、スピーディーな対応が可能です。
• 運営コストの削減: ペーパーレス化により、資料の印刷代やコピー代を削減できます。
• 多様な人材の参加促進: 現役世代や子育て中の世代など、これまで参加が難しかった層も理事として活動しやすくなります。

理事会のオンライン化は、単なる効率化ツールではなく、管理組合活動そのものを活性化させる重要な一手と言えるでしょう。

そもそも理事会のオンライン化は法的に可能？根拠を解説

「理事会をオンラインで開いても、法的に有効なの？」という疑問は、最も重要な点です。結論から言うと、多くのマンションで理事会のオンライン開催は法的に可能です。重要なのは、理事会のオンライン化は、総会とは異なるルールに基づいているという点です。その根拠と、混同しやすいルールについて解説します。

根拠は「マンション標準管理規約」第53条

理事会のオンライン開催を認める直接的な根拠は、国土交通省が示す「マンション標準管理規約」にあります。改正履歴は以下の通りです。

• 2021年6月改正：WEB会議システムによる理事会開催を初めて明記。
• 2025年10月17日改正：組合員名簿の電子作成・電子閲覧など、さらなる電子化対応を盛り込みました（施行予定：2026年4月1日）。

改正後の第53条1項は以下の通りです。

（議事）
第53条 理事会の会議（WEB会議システム等を用いて開催する会議を含む。）は、理事の半数以上が出席しなければ開くことができず、その議事は出席理事の過半数で決する。
（出典：国土交通省「マンション標準管理規約（単棟型）」、2021年改正版）

この改正により、ZoomやMicrosoft TeamsなどのWEB会議システムを利用した理事会が、対面での会議と法的に同等に扱われることが明確になりました。さらに、国土交通省の見解によれば、必ずしも管理規約を改正しなくても、この規定に基づいてオンライン理事会は開催可能とされています（出典：国土交通省「ＩＴを活用した総会・理事会の実施に係るＱ＆Ａ」）。ただし、組合員への周知と円滑な運営のため、規約にオンライン開催に関する条文を追記することが望ましいでしょう。

【注意】総会のオンライン化とはルールが異なる

ここで注意すべきは、「理事会」と「総会」のオンライン化では、根拠となる法律やルールが異なる点です。理事会のオンライン化は、主に「マンション標準管理規約」に基づいていますが、総会のオンライン決議（電子投票など）は「区分所有法」の規定が関わり、より厳格な要件が求められます。

• 理事会: マンションの日常的な執行機関。オンライン化の根拠はマンション標準管理規約第53条。規約改正なしでも開催可能な場合が多い。
• 総会: マンションの最高意思決定機関。オンライン（WEB会議）での参加は可能ですが、会議を開催せずにオンラインだけで決議を完結させる「電子的方法による決議」には、区分所有法の要件を満たし、かつ規約に定めを置く必要があります。

運営効率化を目指す「理事会」であれば、本記事で解説する標準管理規約に基づいたWEB会議の導入から始めるのが現実的です。

「WEB会議」と「電磁的決議」の違いとは？

オンライン化を考える際、「WEB会議」と「電磁的決議」という言葉が出てきますが、これらは明確に異なります。

• WEB会議（ITを活用した会議）: Zoomなどを用いて、リアルタイムに映像と音声で議論し、その場で決議する方法。本記事で主に取り上げるのはこの方式です。
• 電磁的決議（書面決議の電子版）: 会議を開催せず、理事同士がメールなどで議案の賛否を表明し、全員の同意をもって決議を成立させる方法。全員の同意が必要など、要件が異なります。

一般的な理事会運営の効率化を目指すのであれば、議論の過程を共有できる「WEB会議」方式の導入が適しています。

理事会オンライン化のメリットとデメリット

オンライン化は多くの利点をもたらしますが、注意すべき点も存在します。メリットを最大化し、デメリットを最小化するための対策を理解しておくことが成功の鍵です。

メリット：出席率向上、意思決定の迅速化など

• 時間と場所の制約からの解放: 深夜や早朝、出張先からでも参加可能。
• 出席率の向上: 移動負担がなくなり、これまで参加が難しかった役員も参加しやすくなります。
• 意思決定の迅速化: 緊急時にも即座に集まることができ、迅速な対応が可能です。
• コスト削減: 資料のペーパーレス化による印刷費、交通費、会場費の削減。
• 議事録作成の効率化: 録画・文字起こし機能を使えば、議事録作成の負担が大幅に軽減されます。
• 議論の質の向上: 画面共有で資料を指し示しながら説明できるため、論点が明確になりやすいです。

デメリット：デジタルデバイド、セキュリティリスク

• デジタルデバイド（IT格差）: パソコンやスマホの操作が苦手な役員が参加できない可能性があります。特に役員の高齢化が進むマンションでは、IT機器の操作に不慣れな方もいるため、全員が参加できなくなるリスクは大きな課題です。対面とオンラインを併用するハイブリッド開催など、丁寧な配慮が求められます。
• 通信環境の問題: 自宅のインターネット環境によっては、音声や映像が途切れることがあります。
• セキュリティリスク: 部外者の侵入、なりすまし、議事内容や個人情報の漏洩リスク。
• コミュニケーションの質: 非言語的な情報（表情、雰囲気）が伝わりにくく、微妙なニュアンスの疎通が難しい場合があります。

デメリットを乗り越えるための対策

これらのデメリットは、事前の準備と工夫で克服できます。

• デジタルデバイド対策: 導入前に丁寧な説明会や練習会を実施する。分かりやすい操作マニュアルを作成・配布する。対面会議とオンライン会議を併用する「ハイブリッド型」から始める。
• 通信環境の問題: 事前に各理事の通信環境をテストしてもらう。安定した通信環境がない参加者向けに、一部の議題は書面で意見を募るなど工夫する。
• セキュリティリスク: 会議ごとにパスワードを設定し、URLを安易に公開しない。参加者を限定する「待機室」機能を活用する。セキュリティレベルの高い有料プランの利用を検討する。
• コミュニケーションの質: 会議の冒頭で簡単な雑談の時間を設ける。発言する際は挙手機能を使う、名前を名乗るなどのルールを決める。

【比較】理事会オンライン化におすすめの支援ツール

理事会オンライン化には、WEB会議システムの導入が不可欠です。ここでは、代表的なツールと、マンション管理に特化したツールの特徴を紹介します。

Zoom：高い普及率と使いやすさが魅力

多くの人が利用経験があり、直感的な操作性が特徴です。ITに不慣れな方がいても、比較的スムーズに導入しやすいでしょう。無料プランでも40分までのグループ通話が可能で、お試しで使ってみるのに最適です。

• 長所: 知名度と普及率が高い、UIが分かりやすい、録画やブレイクアウトルームなど機能が豊富。
• 注意点: 無料版は時間制限（40分）がある、セキュリティ設定を各自で確認する必要がある。

Microsoft Teams：Office連携で資料共有がスムーズ

WordやExcel、PowerPointといったMicrosoft 365との連携が強力です。理事会で使う議案書や収支報告書などをチーム内で共有・共同編集する際に非常に便利です。

• 長所: Officeアプリとのシームレスな連携、法人向けの強固なセキュリティ。
• 注意点: Microsoftアカウントが必要、多機能ゆえに最初は戸惑う可能性がある。

Google Meet：Googleアカウントがあれば手軽

Googleアカウント（Gmailなど）を持っていれば、誰でも手軽に始められます。Googleカレンダーとの連携で、会議のスケジュール調整も簡単です。

• 長所: Googleサービスとの連携がスムーズ、ブラウザから簡単に利用できる。
• 注意点: 無料版の機能は比較的シンプル。

マンション管理特化型ツール：管理組合向け機能が充実

近年、理事会や総会の運営支援に特化したサービスも登場しています。これらのツールは、単なるWEB会議機能だけでなく、掲示板機能、アンケート機能、議事録作成支援など、管理組合運営に必要な機能がパッケージ化されているのが特徴です。

• 長所: マンション管理に必要な機能が揃っている、サポート体制が充実していることが多い。
• 注意点: 汎用ツールに比べて利用コストが高くなる傾向がある。

失敗しない！支援ツールの選び方5つの重要ポイント

数あるツールの中から、自身のマンションに最適なものを選ぶためには、以下の5つのポイントをチェックすることが重要です。

1. セキュリティは万全か（暗号化・認証機能）

理事会では、居住者の個人情報や未公開の修繕計画など、機密性の高い情報が扱われます。なりすまし防止のためのパスワード設定や待機室機能、通信内容を保護する暗号化が実装されているかは最低限確認しましょう。これらの対策は、個人情報保護法を遵守する上でも重要です。可能であれば、より安全性の高い多要素認証（MFA）に対応したツールの利用も検討すべきです。

2. 全員が使えるか（使いやすさとサポート体制）

役員には様々な年代の方がいます。特定のITスキルがなくても直感的に操作できるシンプルなUI（ユーザーインターフェース）が理想です。また、トラブル発生時に頼れるサポート体制が整っているかも重要です。

3. 費用対効果は見合っているか

無料プランで十分なのか、有料プランが必要なのかを検討します。有料プランを検討する際は、会議の時間制限、参加人数、録画機能の有無などを比較し、理事会の規模や目的に見合ったコストか判断しましょう。

4. 議事録作成や資料共有がしやすいか

理事会運営の効率化には、機能性も欠かせません。

• 議事録作成: 録画機能や自動文字起こし機能があると、議事録作成の手間が劇的に削減されます。
• 資料共有: 画面共有機能がスムーズに使えるか、事前に資料ファイルをアップロードしておけるか、などを確認しましょう。

5. 自マンションの管理規約に適合するか

基本的には標準管理規約に基づきオンライン開催は可能ですが、独自の管理規약でWEB会議を制限するような定めがないか、念のため確認しましょう。不明な場合は管理会社や専門家に相談するのが確実です。

理事会オンライン化、導入までの4ステップガイド

思いつきで始めても、混乱を招くだけです。以下の4つのステップに沿って、計画的に進めましょう。

Step1: 理事会での合意形成と管理規約の確認

まず、理事会内部で「なぜオンライン化が必要か」「どのような形を目指すか」について議論し、合意を形成します。同時に、現在の管理規約にオンライン開催を妨げる条項がないか確認します。必要であれば、オンライン開催を明記するための規約改正も視野に入れます。

Step2: ツールの選定と試験的な運用

「選び方の5つのポイント」を参考に、いくつかのツールを候補に挙げます。まずは無料プランなどを活用し、一部の理事で試験的に運用してみましょう。実際に使ってみることで、操作性や通信品質などを体感できます。

Step3: 導入準備（マニュアル作成、周知、研修会）

本格導入するツールが決まったら、全理事への周知と準備を進めます。

• マニュアル作成: ログイン方法や基本的な操作方法をまとめた、図入りの分かりやすいマニュアルを作成します。
• 周知: 導入の目的、開始時期、ルールなどを明確に伝えます。
• 研修会: ITに不慣れな役員向けに、練習を兼ねた研修会を開催すると、導入への不安を和らげることができます。

Step4: 本格運用と定期的な見直し

いよいよ本格運用を開始します。最初のうちは、対面とオンラインを組み合わせたハイブリッド形式から始めるのも良い方法です。運用開始後も、定期的に役員の意見を聞き、ルールの改善やツールの見直しを行うことで、より良い運営方法を確立していきましょう。

【重要】管理会社との賢い連携方法と見積もりの注意点

理事会のオンライン化を成功させるには、管理会社との連携が不可欠です。しかし、依頼の仕方を間違えると、かえって協力が得られにくくなることもあります。管理会社側の事情を理解し、良好なパートナーシップを築くことが重要です。

なぜ管理会社との連携が不可欠なのか

管理会社は、管理規約の専門知識、他マンションでの導入事例、そして理事会の議事録作成や運営サポートといった実務を担っています。ツールの選定や導入にあたり、専門的な助言や実務的なサポートを得ることで、スムーズかつ適切な導入が可能になります。

見積もり依頼時の留意点

オンライン化支援を外部に委託する場合、複数の管理会社から見積もりを取ることが有効です。しかし、やみくもに多くの会社へ依頼するのは得策ではありません。管理会社にとって、一つの管理組合の見積もり作成には、多大な労力がかかります。管理会社側の負担を考慮し、現実的な範囲での比較検討が推奨されます。

管理会社に嫌われないための依頼のポイント

良好な関係を築き、良い提案をもらうためには、以下の点を心がけましょう。

• 丸投げしない: 「オンライン化したいので、良いようにやってください」といった丸投げは禁物です。理事会として「なぜ導入したいのか」「どのような課題を解決したいのか」という目的を明確に伝えましょう。
• 曖昧な見積もりを避ける: 見積もりを依頼する際は、「オンライン化支援業務一式」のような大雑把な項目ではなく、「ツール導入サポート」「月額利用料」「運営マニュアル作成」など、具体的な項目ごとに費用を提示してもらうようにしましょう。これにより、費用の透明性が高まり、他社との比較もしやすくなります。標準管理委託契約書に基づく項目別見積もりが推奨されます。
• パートナーとして相談する: 「これをやりなさい」という命令口調ではなく、「こういう課題があるのですが、どうすれば解決できるでしょうか」と、共に考えるパートナーとしての姿勢で相談することが、良い関係を築く第一歩です。

よくある質問（Q&A）

Q. オンライン会議の議事録に署名・押印は必要？

A. 現行のマンション標準管理規約（コメント）では、議長および出席理事による署名（または記名押印）が求められています。オンライン会議の場合、実務上は以下の方法が考えられます。

1. 電子署名の活用: 電子署名法に基づく電子署名サービスを利用して、デジタル文書である議事録に署名する方法。
2. メール等での承認: 作成した議事録案を出席者全員にメール等で送付し、内容に相違ない旨の承認返信を得ることで、署名に代える方法。この方法は国土交通省のQ&Aでも示されています。
3. 規約の改正: 将来的な混乱を避けるため、規約を改正して電磁的記録による議事録の作成・保管ルールを明記することも有効です。

電子署名は法令で必須とされているわけではありませんが、議事の真正性や証拠能力を高める観点から、有効な選択肢の一つです。

Q. 通信トラブルで途中退席した場合、決議は有効？

A. 理事会の決議は「出席理事の過半数」で成立します（標準管理規約第53条1項）。

採決のタイミングで通信トラブルにより接続が切断された理事は、その採決について「出席者」に含まれないと解釈されるのが一般的です。WEB会議システムによる参加も、対面と同等の「出席」として扱われますが、決議の瞬間にその状態が維持されていなければ、議決権を行使できないためです。

重要な決議を行う場合は、採決前に全理事の接続状況を確認し、不安定な場合は事前に書面や代理人によって議決権を行使してもらうよう促すなどの対策が考えられます。

Q. 録画した映像の取り扱いは？

A. 録画データには、理事の容姿や発言内容といった個人情報が含まれます。議事録作成の補助として一時的に利用するに留め、目的外利用や外部流出がないよう厳重に管理する必要があります。保管期間や削除に関するルールを理事会で明確に定めておくことが重要です。個人情報保護の観点から、安易な長期保管は避けるべきでしょう。

まとめ

本記事では、マンション理事会のオンライン化について、法的根拠からツールの選び方、具体的な導入ステップ、そして管理会社との連携方法までを解説しました。

• 理事会のオンライン化はマンション標準管理規約で認められた有効な手段です。
• メリットは大きいですが、デジタルデバイドやセキュリティといったデメリットへの対策が必要です。
• ツール選びはセキュリティ、使いやすさ、費用対効果などを総合的に判断します。
• 導入は合意形成から始め、段階的に進めることが成功の秘訣です。
• 管理会社は重要なパートナーであり、その労力に配慮した連携が円滑な導入に繋がります。

理事会のオンライン化は、単に会議をリモートで行うことだけが目的ではありません。それは、理事会運営を効率化し、より多くの組合員が管理に参加しやすくなる環境を整え、ひいてはマンション全体の資産価値を維持・向上させるための重要な投資です。まずはあなたのマンションの管理規約を確認し、理事会で「オンライン化」を議題として取り上げてみることから始めてみてはいかがでしょうか。

免責事項

本記事は、マンション理事会のオンライン化に関する一般的な情報を提供するものであり、個別の事案に対する法的な助言ではありません。記事の内容は、記事作成時点の法令や情報に基づいています。最新の法令改正や、個別のマンション管理規約、契約内容が最優先されます。具体的な検討にあたっては、必ずご自身のマンションの管理規約をご確認の上、必要に応じて管理会社、弁護士、マンション管理士等の専門家にご相談ください。

重要な留意事項：

• 本記事は2025年12月現在の法令に基づいています。区分所有法および標準管理規約は今後も改正される可能性があります。
• 「管理規約改正は必須ではない」との記載は、標準管理規約に準拠するマンション向けの説明です。独自の管理規約を定めるマンションについては、その規約内容が最優先されます。
• セキュリティおよび個人情報保護に関する推奨事項は、一般的なガイドラインです。実装にあたっては、個別マンションの情報セキュリティポリシーに基づき、管理会社と協議の上で決定してください。

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参考資料

• 国土交通省「マンション標準管理規約（単棟型）」及び同コメント (2021年改正版)
  https://www.mlit.go.jp/jutakukentiku/house/jutakukentiku_house_tk5_000052.html
• 国土交通省「ＩＴを活用した総会・理事会の実施に係るＱ＆Ａ」
  https://www.mlit.go.jp/common/001391295.pdf