管理会社解約通知書の雛形と書き方｜5つのポイントと法的根拠でトラブル回避

※本コラムの内容は、当社が独自に調査・収集した情報に基づいて作成しています。無断での転載・引用・複製はご遠慮ください。内容のご利用をご希望の場合は、必ず事前にご連絡をお願いいたします。

マンション管理組合の役員になると、管理会社との契約を見直す機会も出てきます。もし現在の管理状況に不満があり、管理会社の変更を検討する場合、その第一歩となるのが「管理委託契約 解約通知書」の提出です。しかし、いざ作成しようとすると「法的に不備はないか」「雛形はどこにあるのか」「どのように手続きを進めればよいのか」など、多くの疑問が浮かぶのではないでしょうか。

この記事では、宅地建物取引士の資格を持つ不動産ライターが、管理会社への解約通知書の作成と手続きについて、法的な根拠から具体的な書き方、雛形（テンプレート）までを網羅的に解説します。

この記事を読めば、解約通知書の作成に必要な知識が身につき、法的に有効かつ円滑な手続きを進めるための具体的なステップを理解できます。トラブルを未然に防ぎ、組合員の大切な資産を守るためにも、正確な知識を身につけておきましょう。

【雛形】管理会社への解約通知書と法的根拠

管理会社との契約を解約する際は、まず書面でその意思を明確に伝える必要があります。ここでは、すぐに使える2種類の解約通知書の雛形と、その背景にある法的な位置づけについて解説します。

【基本】標準管理委託契約書に基づく解約通知書

最も一般的なケースで利用できる基本的な解約通知書の雛形です。総会で管理会社の解約が決議された後に送付することを想定しています。

（記載例） 管理委託契約 解約通知書 〇〇管理株式会社 代表取締役社長 〇〇 〇〇 様 令和〇年〇月〇日 (管理組合名）〇〇マンション管理組合 （住 所）東京都〇〇区〇〇一丁目〇番〇号 （氏 名）理事長 〇〇 〇〇　印 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 さて、貴社との間で締結しております、当マンションの管理に関する管理委託契約（契約締結日：平成〇年〇月〇日）につきまして、管理委託契約書第〇〇条（※）に基づき、本書面をもちまして解約することを通知いたします。 つきましては、令和〇年〇月〇〇日をもって本契約を終了とさせていただきますので、ご承知おきください。後任の管理会社への引継ぎ業務等につきましては、別途担当者よりご連絡を差し上げますので、ご協力のほどよろしくお願い申し上げます。 敬具 ※【重要】ここに記載する条番号は、ご自身のマンションの管理委託契約書の実物を確認して決めてください。 – 国土交通省推奨の『マンション標準管理委託契約書』に準拠している場合 → 第19条 – 管理会社が独自フォーマットを使用している場合 → 『解約の申入れ』または『契約の終了』という章見出しの条番号 – 不明な場合は、通知書作成前に必ず現管理会社に『解約条項は何条ですか』と確認してください。 – 間違った条番号を記載した場合、管理会社から『条件不合致』として受理を拒否される可能性があります。

【応用】総会決議前の条件付き解約通知書

総会の開催前に、予告期間を考慮して事前に通知を出しておきたい場合に使用します。総会での決議を条件とすることで、手続きをスムーズに進めることができます。

（記載例） （前略） さて、貴社との間で締結しております、当マンションの管理に関する管理委託契約（契約締結日：平成〇年〇月〇日）につきまして、令和〇年〇月〇日に開催予定の当管理組合の通常（または臨時）総会において、貴社との管理委託契約の解約に関する議案が承認可決されることを条件として、管理委託契約書第〇〇条に基づき、本書面をもちまして解約することを、あらかじめ通知いたします。 当該議案が承認された場合、令和〇年〇月〇〇日をもって本契約を終了とさせていただきます。総会の決議結果につきましては、終了後速やかに議事録の写しを添えて改めてご報告いたします。 （後略）

解約通知の法的根拠は「管理委託契約書」

ここで重要なのが、解約通知の法的な根拠です。解約通知の根拠は、管理会社と管理組合が締結した「管理委託契約書」の解約条項です。一方、解約を「議案」として総会で決議する手続き的根拠は「管理規約」に求められます。

• 法的根拠（いつ・どう解約できるか）= 管理委託契約書
• 手続き根拠（誰が決めるか）= 管理規約（通常は総会の普通決議）

• 管理委託契約書: 管理会社と管理組合との間の具体的な契約内容を定めた書類。解約手続きは、原則この契約書に記載された条項に基づいて行われます。国土交通省が公表している「マンション標準管理委託契約書」では、第19条で「当事者の一方は、相手方に対し、少なくとも3ヶ月前に書面で解約の申入れを行うことにより、契約を終了させることができる」と定められています（出典：国土交通省、マンション標準管理委託契約書）。
• 管理規約: マンション内のルールを定めた自治規範。管理会社の解任を総会議案として上程し、決議するための手続き根拠となります。
• 区分所有法・マンション管理適正化法: これらは建物の区分所有や管理計画に関する基本的な法律ですが、個別の契約解約の直接的な根拠条文ではありません。「区分所有法に基づき…」のように記載すると、手続きの不備を指摘される可能性があるため注意が必要です。

【読者メリット】
この区別を理解することで、解約通知書に「管理委託契約書第〇条に基づき」と正しく記載でき、法的に有効な通知書を作成できます。

解約通知書の書き方｜必須記載事項と5つのポイント

雛形を参考に、自組合の状況に合わせて解約通知書を作成する際の重要ポイントを5つ解説します。雛形の使用は参考に留め、個別の管理組合の規約内容、契約書条項、解約理由等に応じた調整が必須です。本雛形は法的有効性を保証するものではなく、作成後は必ず専門家（弁護士、管理士等）への事前相談を推奨します。特にトラブルを既に抱えている場合は、法律相談なしに解約通知書を発送してはなりません。本記事は国土交通省発表の『マンション標準管理委託契約書』『マンション標準管理規約』に準拠したマンションを前提としています。実際のマンションの管理委託契約書・管理規約は個別に異なる場合が多いため、本記事の内容を適用する前に必ず貴マンションの原文を確認してください。

ポイント1：解約の意思表示を明確に

「契約の見直しを検討しております」といった曖昧な表現は避け、「契約を解約することを通知いたします」のように、解約の意思を明確かつ断定的に記載します。これにより、相手方に誤解の余地を与えず、法的な意思表示としての効力を確保します。

ポイント2：根拠条文と解約予定日を明記

「どの契約」を「どの条文に基づいて」「いつ」解約するのかを特定することが不可欠です。

• 契約の特定: 契約締結日を記載し、どの契約書に関する通知かを明確にします。
• 根拠条文: ご自身の管理委託契約書を確認し、解約に関する条項（例：「第19条」）を正確に引用します。
• 解約予定日: 「令和〇年〇月〇日をもって」と具体的な日付を記載します。

ポイント3：管理組合名と代表者署名・捺印

通知書は管理組合としての公式な意思表示です。必ず管理組合の正式名称と、代表者である理事長の氏名を記載し、理事長印（管理組合の実印）を押印します。連名である必要はありません。

ポイント4：解約理由は任意だが、記載するメリットも

法的には、標準管理委託契約書に基づく解約に理由は不要です。しかし、「令和〇年〇月〇日の総会決議に基づき」といった客観的な事実を記載することで、解約が組合全体の総意であることを示し、管理会社との無用な交渉や引き止めを避ける効果が期待できます。

ポイント5：宛名は「代表取締役」が原則

通知の相手方は、契約の当事者である管理会社の代表者です。営業担当者やフロント担当者宛ではなく、「〇〇管理株式会社 代表取締役 〇〇 〇〇 様」と、法人の代表者宛に送付するのが正式な手続きです（出典：マイナビニュース 不動産査定、2024）。これにより、「担当者が受け取っただけで、会社としては受理していない」といった主張を封じることができます。

いつ・どうやって送る？予告期間と通知方法の鉄則

通知書の内容が完璧でも、提出のタイミングや方法を間違えると無効になる可能性があります。ここでは、通知における「時期」と「方法」のルールを解説します。

予告期間は「3ヶ月前」が原則｜必ず契約書を確認

国土交通省の「マンション標準管理委託契約書」では、解約の予告期間は「少なくとも3ヶ月前」と定められています。つまり、解約したい日の3ヶ月以上前に通知書が相手方に到達している必要があります。

（解約の申入れ）
第十九条　当事者の一方は、相手方に対し、少なくとも三月前に書面で解約の申入れを行うことにより、本契約を終了させることができる。

（出典：国土交通省、マンション標準管理委託契約書 コメント）

【重要】
「少なくとも」という文言は、これより長い期間（例：6ヶ月）を個別の契約で定めることを許容する趣旨です。しかし、消費者契約法に鑑み、あまりに長い予告期間や高額な違約金を定める条項は無効と判断される可能性もあります。まずはご自身の管理委託契約書の解約条項を必ず確認してください。

通知方法は「内容証明郵便」を強く推奨

契約書では単に「書面で」としか定められていない場合が多いですが、普通郵便では「送った」「受け取っていない」という水掛け論を避けることができません。送付の事実と文書の内容を公的に証明できる内容証明郵便の利用が最も確実です。費用や手間から内容証明郵便が難しい場合でも、少なくとも配達の事実を証明できる書留郵便など、記録が残る方法で送付しましょう。

通知方法	証明される内容	証拠能力	実務評価
普通郵便	なし	低い	到達確認不可。後日紛争時に「送付の事実」が立証困難
書留郵便	配達の事実	中程度	配達の事実は証明できるが、文書の内容までは証明できない。内容証明郵便が困難な場合の次善策。
内容証明郵便	文書内容・発信日・受信人・発信人	高い	推奨。郵便局が内容を公的に証明。後日の紛争で決定的な証拠

※本表は視覚支援ツール非対応の場合、以下リストで代替: 通知方法:普通郵便 – 証明:なし – 証拠:低い – 実務評価:到達確認不可。後日紛争時に「送付の事実」が立証困難。通知方法:書留郵便 – 証明:配達の事実 – 証拠:中程度 – 実務評価:配達の事実は証明できるが、文書の内容までは証明できない。内容証明郵便が困難な場合の次善策。通知方法:内容証明郵便 – 証明:文書内容・発信日・受信人・発信人 – 証拠:高い – 実務評価:推奨。郵便局が内容を公的に証明。後日の紛争で決定的な証拠。

【読者メリット】
後日、管理会社から「そんな通知は受け取っていない」と主張された場合でも、内容証明郵便であれば、通知の事実と内容を公的に立証できます。この一手間が、将来の大きなトラブルを防ぐ保険となります。

予告期間の起算日は「到達日」に注意

予告期間の「3ヶ月前」は、民法第97条（意思表示の到達）に基づき、通知書が管理会社に実際に到達した日からカウントされるのが原則です。発送日ではありません。ただし、個別の契約書で「発送日を起算日とする」などの特約が定められている可能性もゼロではないため、念のため契約書を確認しましょう。

計算例（原則の場合）：

• 2025年9月30日に内容証明郵便が管理会社に到達した場合
• 解約日は「2025年12月30日以降」となります
• 逆算して、「2026年3月31日解約」を予定する場合は、遅くとも「2025年12月31日までに到達」が必須です

年末年始など郵便が遅れる時期を考慮し、余裕をもって発送することが重要です（出典：ユニオン・シティサービス、2024）。

解約通知書提出後の流れ｜円滑な引継ぎを実現する3ステップ

解約通知書を提出して終わりではありません。むしろ、ここからが新旧管理会社間の円滑な引継ぎを実現するための重要な期間となります。管理の質を落とさず、空白期間を作らないための3つのステップを確認しましょう。

ステップ1：引継ぎ業務の具体的内容をリスト化する

予告期間の3ヶ月は、新旧管理会社が引継ぎを行うための期間です。管理組合が主体となって、何をいつまでに引き継ぐべきかリストアップし、関係者間で共有することが重要です。

【引継ぎ業務チェックリスト（例）】

• 会計関連:
  • 管理費・修繕積立金等の口座情報の引継ぎ
  • 居住者への口座振替依頼書の再提出案内
  • 未収金の督促状況とリストの引継ぎ
  • 決算関連書類（貸借対照表、収支報告書など）の引継ぎ
• 書類・データ関連:
  • 管理規約、総会議事録、理事会議事録の原本
  • 竣工図書、各種点検報告書
  • 居住者名簿、緊急連絡先リスト
• 鍵・備品関連:
  • 共用部分のマスターキー、スペアキー
  • 消防設備、ポンプ室などの鍵
  • 管理事務室の備品リスト
• 契約関連:
  • 清掃、警備、エレベーター保守など外部業者との契約書

ステップ2：費用精算の内訳を書面で合意する

解約に伴い、預けていた金銭の精算が発生します。特に前払いの管理委託費や、管理会社が立て替えている費用など、金銭の動きは明確にしておく必要があります。解約通知書提出後、速やかに現管理会社と協議し、「どの項目を、いくら、いつまでに精算するか」を書面で合意しておきましょう（出典：あなぶきハウジングサービス、2024）。

ステップ3：管理の空白期間を作らない日程調整

最も避けたいのが、現管理会社の契約が切れたのに、新管理会社の業務が始まっていない「管理の空白期間」です。この期間にトラブルが発生すると、責任の所在が曖昧になります。

• 現管理会社の契約終了日：〇月〇日
• 新管理会社の業務開始日：〇月〇日

この日付を一致させるよう、総会決議の段階から新旧両社と綿密に調整することが、理事会の重要な役割です。

よくある質問とトラブル回避策【FAQ＆実務ヒント】

ここでは、管理会社変更でよくある疑問や失敗例を取り上げ、トラブルを未然に防ぐためのヒントを解説します。

Q. 総会決議なしで解約通知書を送れますか？

A. いいえ、原則としてできません。

管理会社の選任・解任は、管理組合の最も重要な意思決定の一つであり、マンション標準管理規約では「総会の決議を経なければならない」と定められています。理事会の判断だけで解約通知書を送付しても、法的に無効と判断される可能性が極めて高いです。必ず総会の普通決議（区分所有者および議決権の各過半数）を得てから手続きを進めてください。

Q. 契約書に不利な条項（違約金など）があったら？

A. 不当に高額な違約金条項は無効となる可能性があります。

「解約時には高額な違約金を支払う」といった条項が契約書に含まれている場合があります。しかし、消費者契約法や民法の信義誠実原則（民法第1条第2項）に照らして、不当に高額な違約金を定める条項は無効と判断される可能性があります。ただし、契約内容や管理組合の状況によって判断が異なるため、このような条項がある場合は、通知書を送る前に必ず弁護士に相談してください。

参考： 民法第651条第1項は「委任は、各当事者がいつでもその解除をすることができる」と定めており、これと矛盾するような過度な解約制限条項は、無効となる可能性があります。

【2026年4月1日施行予定の改正区分所有法への対応】

2026年4月1日より改正区分所有法が施行される予定です。これにより、管理規約の変更手続きが一部厳格化される見込みです。

• 管理会社の解任決議そのものは現行通り「普通決議」（議決権過半数）で可能
• ただし、管理会社変更に伴い「勤務時間変更」「管理員配置の見直し」等を規約改正する場合は「特別決議」（議決権4分の3以上）が必要となる可能性があります
• 詳細は、施行前に市町村の宅建業支援部局またはマンション管理士に確認してください。本情報は2025年12月時点の予定であり、詳細は今後の公式発表をご確認ください。

出典： 改正区分所有法（令和8年（2026年）4月1日施行予定）

【管理会社の本音】過度な相見積もりは敬遠される

新しい管理会社を探す際、多くの候補から見積もりを取りたいと考えるのは自然なことです。しかし、むやみに多くの会社（例えば5社以上）に見積もりを依頼するのは、かえって逆効果になる場合があります。

管理会社が見積もりを作成するには、

• 現地調査（建物の規模、設備、劣化状況の確認）
• 清掃、エレベーター保守など協力会社との調整・見積取得
• 会計状況や長期修繕計画の分析
• 理事会との複数回の面談

など、相当な時間と労力がかかります。競合が多すぎると受注できる可能性が低いと判断され、真剣な提案をしてもらえなかったり、見積もりの提出自体を断られたりすることがあります。

実務上は、事前に候補を2～3社に絞り込んでから相見積もりを依頼するのが、各社から質の高い提案を引き出すための現実的な進め方と言えるでしょう。過度な相見積もり依頼は、管理会社側から敬遠される恐れがあるため、マンション管理士等の専門家に相談し、適切な候補数を決定することを推奨します。

まとめ：雛形活用と専門家相談で、円滑な管理会社変更を

管理会社の解約は、管理組合にとって大きな決断です。その第一歩である解約通知書の作成と提出を不備なく行うことが、その後の円滑な移行プロセスの鍵を握ります。

この記事のポイントを再確認しましょう。

• 雛形を活用: 記事で紹介した雛形を参考に、自組合の状況に合わせて作成する。
• 法的根拠: 根拠は「管理委託契約書」であり、「区分所有法」などではない。
• 必須事項: 解約意思、根拠条文、解約日、組合名、代表者署名・捺印を漏れなく記載する。
• 予告期間: 原則「3ヶ月前」だが、必ず自組合の契約書を確認する。
• 通知方法: 証拠能力の高い「内容証明郵便」が最も確実。
• 引継ぎ: 通知後の引継ぎと費用精算の計画が重要。

今回ご紹介した雛形や書き方は、あくまで一般的なものです。最終的には、ご自身のマンションの管理委託契約書や管理規約の条文が最優先されます。特に、現管理会社との関係に不安がある場合や、契約内容に不明な点がある場合は、通知書を送付する前に必ず弁護士やマンション管理士といった専門家に相談しましょう。

【2026年4月1日施行予定の改正区分所有法への対応】

2026年4月1日より改正区分所有法が施行される予定です。これにより、管理規約の変更手続きが一部厳格化される見込みです。

• 管理会社の解任決議そのものは現行通り「普通決議」（議決権過半数）で可能
• ただし、管理会社変更に伴い「勤務時間変更」「管理員配置の見直し」等を規約改正する場合は「特別決議」（議決権4分の3以上）が必要となる可能性があります
• 詳細は、施行前に市町村の宅建業支援部局またはマンション管理士に確認してください。本情報は2025年12月時点の予定であり、詳細は今後の公式発表をご確認ください。

出典： 改正区分所有法（令和8年（2026年）4月1日施行予定）

免責事項

本記事は、マンション管理会社の解約通知書に関する一般的な情報提供を目的として作成されたものであり、個別具体的な事案に対する法的助言を意図するものではありません。

記事の内容は、記事作成時点の法令や情報に基づいています。最新の法改正や、個別の管理委託契約書・管理規約の内容が本記事の情報に優先します。

実際の解約通知書の作成・提出にあたっては、必ず弁護士、マンション管理士等の専門家にご相談の上、ご自身の責任においてご判断ください。

参考資料

• 国土交通省. 「マンション標準管理委託契約書」及び「マンション標準管理委託契約書コメント」.
  https://www.mlit.go.jp/jutakukentiku/house/jutakukentiku_house_tk5_000053.html
• 日本マンション学会.（2021）.「マンション管理組合の運営の諸問題Ⅱ」.マンション学 第65号, p.14.
  https://www.mankan.or.jp/cms-sys/wp-content/uploads/2021/03/66d6f7b377cdce8fe7d4b5599480ef85.pdf
• あなぶきハウジングサービス.（2024）.「管理会社を変更するにはどうしたらいいのでしょうか？」. マンション管理 あるある情報.
  https://anabuki-m.jp/%E3%81%82%E3%82%8B%E3%81%82%E3%82%8B/35738/
• ユニオン・シティサービス株式会社.（2024）. 不満があれば管理会社は変更できる！手続きの流れ、注意すべきリスクを解説.
  https://www.union-cs.co.jp/review/change/
• マイナビニュース 不動産査定.（2024）. マンション管理会社の変更手続きの流れ！理事会・総会の進め方から解約通知文例まで解説.
  https://news.mynavi.jp/real-estate-assessment/39960
• NPO法人 横浜マンション管理組合ネットワーク.（2024）. マンション標準管理委託契約書の３つの落とし穴.
  https://yokohama-mankan.com/management-agreement/