【初めての役員🔰】～理事長編～｜就任から総会までを詳しく解説☝️

こんにちは！マンション管理士の杉浦です。
分譲マンションを購入したら、管理組合なるものが存在し、自身も組合員となることを初めて知った！と言う方も多いかも知れません。
しかもそのマンションは「輪番制」でまさか役員の出番が自分にも…😱
そんな事態に備え、お役立ち情報をお伝えします！

役員業務は他人事ではありません。組合運営はマンション購入された方は全員当事者になります！マンション購入を検討している方も含め是非ご覧いただけますと幸いです😊

1.理事長に就任したら

マンション管理組合の理事長に初めて就任した場合、まず以下のことを確認・実施するのが重要です。
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組合の現状把握

まず、マンションの管理状況や組合の運営状態を把握しましょう。
• 管理規約・使用細則の確認
• 現在のルールを理解し、問題がないか確認。
• 管理会社との契約内容の確認
• どこまで管理会社が対応し、何を組合が担うのか把握。
• 管理費・修繕積立金の状況
• 資金の収支バランスや未収金の有無を確認。
• 長期修繕計画の確認
• 直近で必要な修繕工事がないかチェック。
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前年度の理事会・総会の議事録確認

過去の議論や決定事項を知ることで、現在の課題や進行中の案件が把握できます。
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役員・管理会社との顔合わせ

• 理事会メンバーと集まり、自己紹介と今後の進め方を共有。
• 管理会社と打ち合わせを行い、相談窓口や対応フローを確認。
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組合員（住民）向けの情報発信

• 新理事長の挨拶と理事会の方針を掲示板や回覧で伝える場合も。
• 組合員が困ったときの相談窓口を明確にする。
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直近の総会・理事会の準備

• 理事会の日程を決め、議題を整理する。
• 組合員からの要望やクレーム対応方針を検討。
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まずは「現状把握」と「役員・管理会社との連携」から始めることが大切です！
管理会社を置いていない場合は、各種点検業務の委託先や普段から取引している業者さん・ルール等を前理事長にしっかり確認し引継ぎを行いましょう。
初めての理事長は不安も多いと思いますが、焦らず一つずつ対応していきましょう。
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2.総会について

いよいよ本番、総会を迎える前に流れを確認しておきましょう。

マンション管理組合の総会は、組合員全員が集まり、1年間の運営報告や重要な決議を行う場です。理事長は議長として司会進行を務めるため、スムーズに進めることが大切です。

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事前準備（総会の成功は準備で決まる！）

✅ 議案書（総会資料）を作成・確認
→ 総会の1～2週間以上前に組合員に配布する。（規約による）
✅ 議事進行の流れを確認する
→ 当日の進行表を作り、話す内容を整理。
✅ 管理会社と役割分担を決める
→ 会計報告や技術的な説明は管理会社が行うことが多い。
✅ 必要な書類・備品を準備
→ 出席者名簿、議案書、投票用紙、筆記用具など。

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総会の進行（理事長の司会進行）

① 開会宣言（総会スタート！）

「ただいまより、第◯回◯◯マンション管理組合定期総会を開催いたします。」

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② 出席者の確認（定足数の確認）

「本総会の成立要件は、議決権総数の過半数の出席（委任状・書面表決含む）となります。本日の出席状況を報告します。」
• 管理会社担当者が出席者数を報告
• 成立要件を満たしていれば、「本総会は成立しました」と宣言
• 満たしていなければ総会は開けない（流会）

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③ 議長選出（理事長が務めることが一般的）

「議長を選出しますが、規約により理事長が議長を務めることになっていますので、私が進行させていただきます。」

※ 規約で「総会で議長を選ぶ」となっている場合は、承認を取る。

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④ 議事進行（議案ごとの説明と審議）

1. 議案ごとに説明（管理会社・担当理事が説明することも）
2. 質疑応答（質問があれば答える）
3. 採決（挙手・投票・拍手で承認）

例：第1号議案「令和◯年度の事業報告および決算承認について」
「次に、第1号議案についてご説明いたします。（内容説明）」
「ご意見、ご質問がある方は挙手をお願いします。」
（質疑応答）
「それでは本議案の採決を行います。本議案に賛成の方は挙手をお願いいたします。」
（挙手多数で成立要件を満たしていれば）
「多数の賛成をもって可決されました。」
（成立要件を満たさない場合は）
「本議案は成立要件を満たさない為、無効となります」

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⑤ その他の議題・意見交換

• 組合員からの要望や意見を受け付ける。
• 「次回の理事会で検討します」などの対応策を伝える。

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⑥ 閉会宣言（総会終了！）

「以上をもちまして、本総会の全議案が終了しました。これをもちまして総会を閉会いたします。ご出席ありがとうございました。」

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総会後の対応

✅ 議事録を作成し、管理会社や役員と内容確認
✅ 承認された内容を組合員に周知（掲示板・回覧など）
✅ 決議内容を管理会社と共有し、実行に移す

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理事長の司会進行で大切なこと！

✔ 簡潔に話す（長く話すと飽きられる）
✔ 議論が脱線しそうなら軌道修正
✔ クレームや強い意見には冷静に対応（感情的にならない）
✔ 決定事項を明確にし、曖昧にしない

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初めての総会でも、流れを押さえておけば大丈夫！
しっかり準備して、落ち着いて進めましょう。

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